المستندات التجارية: order form وinvoice وreceipt وdelivery note
من السهل الخلط بين “invoice” و“receipt”: الأولى فاتورة تطلب الدفع، والثانية إيصال يثبت أن الدفع تم. ولا يُنطق حرف “p” في “receipt”.
- “order form” (نموذج طلب): “The customer sent an order form.”
- “invoice” (فاتورة): “The invoice has the wrong total.”
- “receipt” (إيصال): “Keep the receipt.”
- “delivery note” (إشعار تسليم، وهو القائمة المرفقة بالبضاعة): “Check the boxes against the delivery note.”
ما الذي حدث خطأً: was وwere والأفعال المنتهية بـ-ed
في العربية يتغير الفعل “كان” بحسب التذكير والتأنيث (كان، كانت)، أما في الإنجليزية فلا فرق بين المذكر والمؤنث: “was” مع I وhe وshe وit ومع الشيء الواحد، و“were” مع you وwe وthey ومع الأسماء الجمع: “The order was correct.”، “The boxes were late.” والأفعال المنتظمة تأخذ -ed: checked وprinted وcalled. والأفعال المنتهية بـ-e تأخذ -d فقط (apologized)، والحرف الصامت + y يصبح -ied (copied).
تُنطق -ed مقطعًا إضافيًا فقط بعد صوت t أو d، كما في “printed” و“corrected”، أما “checked” و“called” فلا.
- “The delivery note was wrong.”
- “The chairs were in the warehouse.”
- “I entered twenty chairs.”
الأسئلة والنفي: did وdidn’t
في الأسئلة والنفي يحمل “did” معنى الماضي، فيعود الفعل الرئيسي إلى صيغته الأساسية. في العربية نبدأ السؤال بـ“هل” ونترك الفعل بصيغة الماضي، أما في الإنجليزية فنضع “Did” في البداية ونستخدم الفعل بصيغته الأساسية. ومع “be” لا نحتاج إلى “did”.
- “Did you check the stock?” – “Yes, I did.”
- “We didn’t send a new invoice.”
- “Was the delivery note correct?” – “No, it wasn’t.”
إبلاغ زميل بالمشكلة
قبل أن تكتب إلى العميل، اتفق على الحل مع زميلك: سمِّ المشكلة، وقل ما يجب فعله، وعِدْه بإبلاغه بالنتيجة في وقت محدد. في هذه المحادثة يبلّغ Owen عن إشعار تسليم خاطئ، وتتولى Maya تصحيحه. وعبارة “By three” تعني “في موعد أقصاه الساعة الثالثة”.
- “We’ve got a problem with order 612.”
- “We need to correct the delivery note.”
- “I’ll call the customer.”
Owen We've got a problem with order 612. The delivery note is wrong.
Maya I'm sorry about that. We need to correct it.
Owen Can we send a new note today?
Maya Yes. I'll correct it and call the customer.
Owen That would be great. Thanks a lot.
Maya No problem. I'll let you know by three.
الاعتذار والرد عليه
يكفي اعتذار واحد قصير. استخدم “sorry about” أو “sorry for” مع اسم، وشدّد على SORry وMIStake وdeLAY، واخفض نبرة صوتك في النهاية. وعند الرد، اقبل الاعتذار واشكر الشخص.
- “I’m sorry about the mistake.”
- “I’m very sorry for the delay.”
- “That’s OK.”
- “Don’t worry. Thanks for fixing it.”
رسالة من أربعة أجزاء عن مشكلة
افصل بين ثلاثة أشياء: ما الذي كان خطأً، وما الذي فعلته بالفعل، وما الذي سيحدث بعد ذلك. سطر موضوع مثل “Problem” لا يخبر القارئ بشيء، فاذكر رقم الطلب والنتيجة.
- 1. سطر الموضوع: “Order 612 – corrected delivery note”
- 2. الاعتذار والمشكلة: “Hello Ana, I’m sorry about the mistake on the delivery note. It said 20 chairs, but your order was for 12.”
- 3. ما فعلته: “I corrected the quantity and attached the new note.”
- 4. الخطوة التالية والختام: “The chairs will arrive before Friday. Best, Maya”
أخطاء شائعة
هذه الأخطاء تُلاحظ بسرعة:
- “I correct the note yesterday.” العمل المنتهي يحتاج إلى الماضي: “I corrected the note.”
- “We didn’t sent it.” و“Did you checked it?” بعد “did” و“didn’t” يأتي الفعل بصيغته الأساسية.
- “The boxes was late.” الأسماء الجمع تأخذ “were”.
- “I will correct the note.” والعمل منتهٍ بالفعل. قل إنه تم: “I corrected the note.”
- “brinted” بدل “printed”. لا يوجد صوت /p/ في العربية، فانتبه إلى نطقه في “printed” و“stopped”.
- “Check-ed” بمقطعين. “Checked” مقطع واحد وينتهي بصوت /t/.
خطة تدريب يومية مدتها 10 دقائق
تدرّب بصوت مرتفع وبالترتيب نفسه كل يوم.
- دقيقتان: قل كل كلمة من كلمات المستندات في جملة.
- 3 دقائق: اكتب خمس جمل عمّا حدث أمس في العمل باستخدام was وwere وأفعال -ed وdidn’t.
- 3 دقائق: شغّل المحادثة، وكرّر كل جملة، ثم غيّر رقم الطلب والوقت.
- دقيقتان: اكتب رسالة من أربعة أجزاء عن خطأ حقيقي أو متخيَّل.
الخطوة التالية
بعد ذلك تأتي رسالة المتابعة بعد لقاء جهة اتصال جديدة في العمل. وفي المستوى A2–B1 ستسجّل شكاوى العملاء مع اسم المسؤول وموعد المتابعة.