الرد على مكالمة لزميل
أجب باسم قسمك واسمك: “Sales. Maya speaking.” فيعرف المتصل فورًا أنه وصل إلى الفريق الصحيح. وإذا طلب شخصًا غير موجود، فاذكر السبب باختصار واعرض أخذ رسالة.
في المكالمة أدناه يتصل زميل من قسم آخر. استمع، ثم كرّر كل جملة.
- “She’s out.” – خرجت، ليست في المكتب الآن
- “He’s in a meeting.” – هو في اجتماع
- “She’s on another call.” – هي على خط آخر
Maya Sales. Maya speaking.
Owen Hi Maya, it's Owen from logistics. Can I speak to Lina, please?
Maya I'm sorry, she's out. Can I take a message?
Owen Yes. I'm calling about two new desks. Please ask her to call me back.
الأجزاء الأربعة للرسالة الهاتفية
الرسالة الجيدة تتيح لزميلك أن يتصرف دون أن يسألك شيئًا. لها أربعة أجزاء، ويكفي لكل جزء بضع كلمات. السبب (reason) هو موضوع المكالمة، والطلب (message) هو ما يريده المتصل من زميلك. اكتب كل جزء في سطر مستقل، وأضف قسم المتصل أو شركته بجانب اسمه، فقد يكون هناك شخصان بالاسم الأول نفسه.
هذه هي الرسالة من المكالمة أعلاه:
- “Caller: Owen Hart (logistics)”
- “Reason: two new desks”
- “Message: Please call Owen back.”
- “Number: 074 618 205”
ترك رسالة عندما تكون أنت المتصل
إذا لم يكن الشخص موجودًا، فاذكر الأجزاء الأربعة نفسها. في الهاتف يقول الناس عادةً “It’s Owen.” أو “This is Owen.” بدلًا من “I’m Owen.” ولموضوع المكالمة استخدم “about”، فعبارة «أتصل بخصوص …» تقابلها “I’m calling about …”.
- “Hi, it’s Owen from logistics.” – مرحبًا، معك أوين من قسم الخدمات اللوجستية.
- “I’m calling about two new desks.” – أتصل بخصوص مكتبين جديدين.
- “Please ask her to call me back.” – من فضلك اطلب منها أن تعاود الاتصال بي.
أخذ الرقم وإعادة قراءته
اطلب الرقم بقول “Go ahead with your number.” أي تفضّل بالرقم، أو “What’s your number?” اكتبه، ثم أعد قراءته بالمجموعات نفسها مع “So that’s …”. سيقول المتصل “That’s right.” أو يصحّحه.
قل كل رقم وحده وتوقف قليلًا بين المجموعات، ويُقال للصفر “zero” أو “oh”. وإذا فاتك جزء، فاسأل “Sorry, can you repeat that?”
Maya Go ahead with your number.
Owen It's zero seven four, six one eight, two zero five.
Maya So that's zero seven four, six one eight, two zero five.
Owen That's right. Thanks.
أسماء الأقسام: أين يعمل المتصل؟
من يتصل من داخل الشركة يذكر قسمه: “It’s Owen from logistics.” انطق المقطع المنبور بوضوح، فالنبر في الهاتف يساعد على التعرّف على الكلمة. وانتبه إلى صوت P في كلمات مثل “please” و“speaking” و“department” و“production”، فالعربية لا تحتوي على هذا الصوت، فلا تقلبه إلى B.
- sales – المبيعات
- logistics (lo-GIS-tics) – الخدمات اللوجستية، الفريق الذي ينقل البضائع
- production (pro-DUC-tion) – الإنتاج، الفريق الذي يصنع المنتجات
- finance – المالية، الفريق المسؤول عن المال
- human resources (HR) – الموارد البشرية، التوظيف وشؤون الموظفين
- IT – تقنية المعلومات، وانطق الحرفين: “eye-tee”
- “Which department do you work in?” – “I work in finance.”
وصف فريقك: “we make” و“they don’t sell”
لتقول ماذا يفعل فريق أو شركة، استخدم المضارع البسيط (present simple). مع “I” و“you” و“we” و“they” لا يأخذ الفعل -s؛ وللنفي أضف “don’t”، وابدأ السؤال بـ“Do”. استخدم “there is” لشيء واحد و“there are” لأكثر من شيء، وكلاهما يقابل «يوجد» أو «هناك». ومع “he” و“she” يأخذ الفعل -s، مثل “Owen works in logistics.”
- “We make office furniture.” – نصنع أثاثًا مكتبيًا.
- “They don’t sell food.” – لا يبيعون الطعام.
- “Do you work in sales?” – “Yes, I do.”
- “What do they make?” – ماذا يصنعون؟
- “There is one factory.” / “There are two offices.” – يوجد مصنع واحد. / يوجد مكتبان.
أخطاء شائعة
هذه الأخطاء تسبب مشكلات في الهاتف:
- “Please ask her to call back me.” الضمير يأتي في الوسط: “call me back”.
- “Can I take message?” لا توجد في العربية كلمة مستقلة تقابل “a”، لذلك يسهل حذفها: “Can I take a message?”
- “Who are you?” تبدو فظّة في الهاتف. اسأل “Who’s calling, please?”
- عدم إعادة قراءة الرقم: رقم واحد خاطئ يجعل زميلك يتصل بشخص آخر.
- “We works in sales.” / “Does you work …?” مع “we” و“you” نقول “We work …” و“Do you work …?”
تدريب يومي لمدة 10 دقائق
تدرّب بصوت مرتفع، بأرقام وأقسام من عملك.
- 3 دقائق: استمع إلى المكالمة وكرّر كل جملة، ثم أجب بدور الشخص الذي يأخذ الرسالة.
- دقيقتان: قل ثلاثة أرقام من جهات اتصالك، وأعد قراءة كل رقم مع “So that’s …”.
- دقيقتان: تخيّل مكالمة بمتصل جديد وسبب جديد ورقم جديد، واكتب الرسالة بأجزائها الأربعة.
- 3 دقائق: صِف فريقك: “I work in … We … We don’t … There are … people in my team.”
الخطوة التالية
بعد ذلك انتقل من الهاتف إلى الكتابة: أكّد طلبًا هاتفيًا برسالة بريد إلكتروني قصيرة تذكر المنتج والكمية والمجموع ويوم التسليم. ثم اكتب إعلانًا عن فعالية للفريق وادعُ زميلًا إليها.