كيف تطلب مستندًا برسالة بريد إلكتروني بالإنجليزية (المستوى A1 للمبتدئين): عبارات الطلب المهذّب وقراءة عناوين البريد

رسالة طلب قصيرة من أربعة أجزاء

في هذا المستوى تتكوّن رسالة الطلب من أربعة أجزاء، لكل جزء مهمة واحدة. اطلب مستندًا واحدًا في كل رسالة، فهذا يسهّل الرد. اكتب التحية والنص والختام في أسطر منفصلة، واسمك تحت الختام.

• التحية: “Dear Ms Cole,” أو لزميل تعرفه “Dear Owen,”
• السبب: “I’m writing about Friday’s office visit.” – أكتب بخصوص زيارة المكتب يوم الجمعة.
• الطلب: “Can you please send the floor plan?” – هل يمكنك إرسال مخطط الطابق من فضلك؟
• الختام: “Kind regards,” ثم اسمك في السطر التالي

رصينة أم ودّية: التحية والختام

التحية الرصينة هي “Dear” ثم “Mr” أو “Ms” ثم اسم العائلة: “Dear Ms Cole,” و“Dear Mr Hart,”. في العربية نخاطب الناس كثيرًا باللقب والاسم الأول، مثل “الأستاذ أحمد”، لذلك يسهل أن تكتب “Dear Mr Ahmed,” بالاسم الأول؛ أما في الإنجليزية فيأتي Mr وMs مع اسم العائلة. وتصلح “Ms” لأي امرأة، متزوجة أو غير متزوجة. ولزميل تعرفه اكتب “Dear Owen,” أو بأسلوب أخف “Hi Owen,”. وعند الرد أضف الشكر بعد التحية: “Dear Ms Cole, thank you for your email.”

• “Kind regards,” – مهذّبة ومناسبة لكل رسائل العمل تقريبًا
• “Best,” – قصيرة وودّية، لمن تتراسل معهم بالفعل

طلب ملف أم إرساله؟

هذه العبارات متشابهة في الشكل لكنها تؤدي عملين متعاكسين: العبارتان الأوليان تطلبان مستندًا، والعبارتان الأخيرتان ترافقان ملفًا أرفقته برسالتك. إذا كتبت “Please find attached …” في رسالة طلب، فسيبحث القارئ عن مرفق غير موجود.

• طلب: “Please send the price list.” – أرسل قائمة الأسعار من فضلك.
• طلب: “Can you please send the floor plan?” – هل يمكنك إرسال مخطط الطابق من فضلك؟
• إرسال بأسلوب رصين: “Please find attached the invoice.” – تجد الفاتورة مرفقة.
• إرسال بأسلوب أخف: “Here is the floor plan.” – هذا مخطط الطابق.

أماكن العمل في جملة السبب

كثيرًا ما تذكر جملة السبب مكانًا: “reception” أي الاستقبال، و“office” أي المكتب، و“warehouse” أي المستودع، و“factory” أي المصنع، و“car park” أي موقف السيارات، و“cafeteria” أي الكافيتريا. ولتقول أين الناس استخدم “we are” و“they are”، وللسؤال استخدم “where” و“what” و“who”.

• “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – أكتب بخصوص زيارة المصنع يوم الاثنين.
• “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
• “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”

الطلب بالهاتف أولًا

كثيرًا ما يبدأ الطلب بمكالمة. في المحادثة أدناه يتصل شخص بموظف في شركة أخرى قبل زيارة يوم الجمعة ويطلب منه مخطط الطابق. عبارة “I’ll send it this afternoon” مجرد وعد، لذلك تأتي بعد المكالمة رسالة قصيرة تثبّت الطلب كتابةً. أدِّ أحد الدورين، ثم بدّل الدور وغيّر تفصيلًا واحدًا.

قراءة عنوان البريد الإلكتروني بصوت مرتفع

يُقرأ العنوان رمزًا رمزًا: @ هي “at”، والنقطة “dot”، و- هي “dash” أو “hyphen”، و_ هي “underscore”. قله على مقاطع قصيرة، وإذا فاتك جزء فاسأل “Can you repeat that?”. وتذكّر أن عنوان البريد يُكتب دائمًا من اليسار إلى اليمين حتى داخل نص عربي.

أخطاء شائعة

سيفهمك الآخرون، لكن هذه الأخطاء تلفت الانتباه:

• “Dear Ms Maya,” استخدم اسم العائلة، “Dear Ms Cole,”، أو الاسم الأول وحده، “Dear Maya,”.
• كتابة “Please find attached …” وأنت تريد أن تتلقى ملفًا. اسأل بدلًا من ذلك: “Can you please send …?”
• “Send me the floor plan.” من دون “please” أو سؤال تبدو الجملة أمرًا.
• قول “point” أو “نقطة” في العنوان. النقطة تُقرأ “dot”.
• الخلط بين “dash” (-) و“underscore” (_): رمز واحد خاطئ يكفي لكي لا تصل الرسالة.

تدريب يومي لمدة 10 دقائق

استخدم مستندات من عملك، وتدرّب بصوت مرتفع.

• 3 دقائق: اكتب رسالة طلب من أربعة أجزاء إلى جهة اتصال حقيقية، ولا داعي لإرسالها.
• دقيقتان: قل ثلاثة عناوين بريد بصوت مرتفع: عنوانك وعنوان شركتك وعنوان أحد زملائك.
• دقيقتان: شغّل تسجيل العناوين، واكتب ما تسمعه، ثم قارن.
• 3 دقائق: شغّل المكالمة وكرّر كل جملة، ثم أدِّ أحد الدورين وغيّر تفصيلًا واحدًا.

الخطوة التالية

بعد ذلك تدرّب على الطرف الآخر: الرد على طلب بعبارة “Here is …” وإرفاق الملف. ثم انتقل إلى تلقّي رسالة هاتفية والتأكد من رقم، وإلى تأكيد طلب شراء بالبريد الإلكتروني.