كلمات عن طريقة تنظيم الشركة
تتكوّن الشركة الكبيرة من “divisions” (قطاعات كبيرة حسب المنتج أو المنطقة)، وفي كل قطاع “departments” (أقسام) مثل Sales (المبيعات) أو Finance (المالية)، أما “branch” فهو فرع محلي. يتخذ “the board” (مجلس الإدارة) القرارات الكبرى، ويدير “managing director” الشركة. تعلّم عبارات الأدوار مع حروف الجر الخاصة بها:
- “report to” (يتبع لـ، يرفع تقاريره إلى) – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- “be responsible for” (مسؤول عن؛ يليها اسم أو صيغة -ing) – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- “be in charge of” (يتولى، يشرف على) – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- “work closely with” (يعمل عن قرب مع) – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
استقبال الزائر في مكتب الاستقبال
للاستقبال الجيد أربع خطوات: تعرّف على الزائر، وأكّد الموعد، وأنهِ إجراءات الأمن، ثم أخبره بما سيحدث بعد ذلك. كلمة “must” في “You must be …” ليست إلزامًا، بل تخمين واثق، مثل قولنا: لا بد أنكِ السيدة رحمن. وعبارة “Sales is expecting you” تعني أن المضيف جاهز. إذا لم تعرف اللقب الذي تفضّله امرأة، فاستخدم “Ms” مع اسم العائلة. في العربية نقول “أستاذة سارة” مع الاسم الأول، أما في الإنجليزية فيأتي اللقب مع اسم العائلة: “Ms Rahman”.
استمع إلى المحادثة، ثم تدرّب على الدورين.
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
الأسئلة بـwho وwhat وwhen وwhich
الترتيب هو: أداة الاستفهام + فعل مساعد + الفاعل + الفعل. نستخدم “is/are” مع “be”، و“do/does” مع الأفعال الأخرى، ويبقى الفعل الرئيسي في صيغته الأساسية. في العربية لا نحتاج إلى فعل مساعد (متى تبدأ الجولة؟)، ولا إلى فعل “يكون” في الجملة الاسمية (من الزائر؟)، لذلك يسهل أن تقول “Who the visitor?” بدل “Who is the visitor?”. استخدم “which” للاختيار بين خيارات محدودة. وهناك استثناء واحد: عندما تكون “who” هي الفاعل لا نستخدم “do”. قارن “Who meets her at reception?” (من يستقبلها؟) بـ“Who does she meet first?” (من تقابل أولًا؟).
- “Who is the visitor?” – شخص
- “What does she need?” – شيء
- “When does the tour start?” – وقت
- “Which department does she need?” – اختيار
الأسئلة غير المباشرة المهذبة
قد يبدو السؤال المباشر جافًا مع الزائر. ابدأ بـ“Could you tell me …” أو “Do you know …”، ثم استخدم ترتيب الجملة الخبرية دون “do/does”:
- “Where is Reception?” ← “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” ← “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” ← “Do you know if she needs a badge?”
تأكيد التفاصيل قبل التصرف
كرّر الأسماء والأوقات والأماكن في صورة سؤال. وافصل بين وقت الوصول ووقت الموعد: الزائر الذي يصل في 09:20 لاجتماع في 09:30 يبدأ اجتماعه في 09:30 كما هو مقرر، لذلك أبلغ المضيف وادعُ الزائر إلى الجلوس.
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- للرد: “Yes, that’s right.” أو “Not quite. It’s at eleven.”
جدول زيارة لعدة مضيفين
عندما يقابل الزائر عدة مضيفين، يتولى شخص واحد مسؤولية الخطة ويرسلها إليهم جميعًا. اكتبها في خمسة أجزاء، ثم سلّمها شفهيًا أيضًا:
- الوضع: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- المعلومات الأساسية: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- القرار أو النتيجة: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- المسؤول: “The office coordinator.”
- الخطوة التالية والموعد النهائي: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
أخطاء شائعة
تلفت هذه الأخطاء الانتباه أمام الزائر:
- “When the tour starts?” أضف الفعل المساعد: “When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” استخدم ترتيب الجملة الخبرية: “Could you tell me where Reception is?”
- “She reports at the director.” حرف الجر هو “to”: “She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” استخدم “with”، كما نقول في العربية “موعد مع”: “an appointment with the sales manager”.
خطة تدريب يومية مدتها 10 دقائق
تدرّب بصوت مرتفع كل يوم.
- دقيقتان: صف فريقك في أربع جمل باستخدام “report to” و“be responsible for”.
- 3 دقائق: كرّر كل جملة من المحادثة في الأعلى، ثم أعدها باسم زائر ومضيف حقيقيين.
- دقيقتان: اكتب أربعة أسئلة عن زيارة، وحوّل اثنين منها إلى صيغة “Could you tell me …?”
- 3 دقائق: اكتب جدولًا من خمسة أجزاء لزيارة حقيقية واشرحه بصوت مرتفع.
الخطوة التالية
بعد ذلك، حدّد مسؤولًا وموعدًا للمشكلات أيضًا: تسجيل شكوى عميل مع موعد للمتابعة. وفي المستوى B1 توصي بنظام مع شرط واضح.