Şirketin yapısını anlatan kelimeler
Ziyaretçiler çoğu zaman kimin ne yaptığını sorar. Büyük bir şirketin “division”ları (ürüne ya da bölgeye göre ayrılmış büyük birimler) Sales ya da Finance gibi “department”lardan oluşur; “branch” ise şubedir. “The board” (yönetim kurulu) büyük kararları verir, “managing director” (genel müdür) şirketi yönetir. Rolleri anlatan kalıpları edatlarıyla birlikte öğrenin. Türkçedeki “müdüre bağlı çalışıyor” ifadesinin karşılığı “report to”dur:
- report to (…e bağlı çalışmak) – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- be responsible for (…den sorumlu olmak; isim ya da -ing ile) – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- be in charge of (…in başında olmak) – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- work closely with (… ile yakın çalışmak) – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
Resepsiyonda ziyaretçiyi karşılamak
İyi bir karşılama dört adımdan oluşur: ziyaretçiyi tanımak, randevuyu teyit etmek, güvenlik işlemini yapmak ve sırada ne olduğunu söylemek. “You must be …” kalıbındaki “must” bir zorunluluk değil, Türkçedeki “Siz Bayan Rahman olmalısınız” cümlesinde olduğu gibi emin bir tahmindir. “Sales is expecting you” ev sahibinin hazır olduğunu söyler. Bir kadının hangi unvanı tercih ettiğini bilmiyorsanız soyadıyla birlikte “Ms” kullanın. Türkçedeki “Ayşe Hanım” alışkanlığıyla ilk adı kullanmayın: “Ms Rahman” denir.
Dinleyin, sonra kendi isimlerinizle iki rolü de deneyin.
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
who, what, when ve which ile sorular
Kalıp şudur: soru kelimesi + yardımcı fiil + özne + fiil. “be” fiilinde “is/are”, diğer fiillerde “do/does” kullanılır ve asıl fiil yalın kalır. Türkçede soru kelimesi cümlenin içinde kalır (“Ziyaretçi kim?”), İngilizcede ise başa gelir ve yardımcı fiil ister. Departman ya da oda gibi sınırlı seçenekler için “which” kullanılır. Bir istisna var: “who” öznenin kendisiyse “do” kullanılmaz. “Who meets her at reception?” (onu kim karşılıyor?) ile “Who does she meet first?” (o önce kiminle görüşüyor?) cümlelerini karşılaştırın.
- “Who is the visitor?” – bir kişiyi sorar
- “What does she need?” – bir şeyi sorar
- “When does the tour start?” – zamanı sorar
- “Which department does she need?” – seçenekler arasından sorar
Kibar dolaylı sorular
Bir ziyaretçiye ya da kıdemli bir iş arkadaşına doğrudan soru sormak sert kaçabilir. “Could you tell me …” ya da “Do you know …” ile başlayın, ardından düz cümle sırasını kullanın; “do/does” kullanılmaz. Türkçede “Resepsiyon nerede?” sorusu “Resepsiyonun nerede olduğunu söyler misiniz?” olurken ek değişir; İngilizcede değişen şey kelime sırasıdır:
- “Where is Reception?” → “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” → “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” → “Do you know if she needs a badge?”
Harekete geçmeden önce bilgileri teyit etmek
İsimleri, saatleri ve yerleri soru gibi tekrar edin. Varış saatini randevu saatinden ayrı tutun: 09:30 görüşmesi için 09:20’de gelen ziyaretçinin görüşmesi yine 09:30’da başlar; ev sahibine haber verin ve ziyaretçiye bekleyebileceği bir yer önerin.
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- Cevap: “Yes, that’s right.” ya da “Not quite. It’s at eleven.”
Birden fazla ev sahibi için ziyaretçi programı
Ziyaretçi birkaç ev sahibiyle görüşecekse planın tek bir sorumlusu olmalı ve program hepsine gönderilmeli. Beş kısa bölüm yazın, sonra birkaç cümleyle sözlü olarak devredin:
- Durum: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- Önemli bilgiler: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- Karar ya da sonuç: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- Sorumlu: “The office coordinator.”
- Sonraki adım ve son tarih: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
Sık yapılan hatalar
Anlaşılırsınız, ama bir ziyaretçinin karşısında bu hatalar göze batar:
- “When the tour starts?” Yardımcı fiil ekleyin: “When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” Düz cümle sırası kullanın: “… where Reception is?”
- “She reports at the director.” Edat “to” olmalı: “She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” Türkçedeki “müdürle randevu” gibi “with” kullanın: “an appointment with the sales manager”.
Günde 10 dakikalık pratik
Sesli çalışın ve her gün aynı sırayı izleyin.
- 2 dakika: Ekibinizi “report to” ve “be responsible for” kullanarak dört cümleyle anlatın.
- 3 dakika: Yukarıdaki karşılama konuşmasını dinleyin, her cümleyi tekrar edin, sonra gerçek bir ziyaretçi ve ev sahibiyle yeniden söyleyin.
- 2 dakika: Bir ziyaretle ilgili dört soru yazın, sonra ikisini “Could you tell me …?” sorusuna çevirin.
- 3 dakika: Gerçek bir ziyaret için beş bölümlük bir program yazın ve bir ev sahibine anlatır gibi sesli sunun.
Sonraki adım
Sonra aynı sorumlu ve son tarih mantığını sorunlara uygulayın: takip tarihi belli bir müşteri şikâyeti kaydı. B1 seviyesinde bir sistemi önerip koşulunu açıkça belirtirsiniz.