Cómo escribir en inglés un correo sobre un error en un pedido (A2, nivel elemental): disculpa, qué corregiste y qué pasa después

Documentos comerciales: order form, invoice, receipt, delivery note

“Invoice” y “receipt” se confunden con facilidad: “invoice” es la factura que pide el pago y “receipt” es el recibo o ticket que demuestra que ya se pagó. Ojo: “receipt” no es una receta (eso es “recipe”), y la “p” de “receipt” no se pronuncia.

• “order form” (hoja de pedido): “The customer sent an order form.”
• “invoice” (factura): “The invoice has the wrong total.”
• “receipt” (recibo, ticket): “Keep the receipt.”
• “delivery note” (albarán o nota de entrega, la lista que viaja con la mercancía): “Check the boxes against the delivery note.”

Qué salió mal: was, were y los verbos en -ed

Usa “was” con I, he, she, it y con una sola cosa, y “were” con you, we, they y con sustantivos en plural: “The order was correct.”, “The boxes were late.” Los verbos regulares añaden -ed: checked, printed, called. Los que terminan en -e añaden solo -d (apologized), y consonante + y pasa a -ied (copied).

La terminación -ed solo forma una sílaba extra después de un sonido t o d: “printed” y “corrected” la tienen; “checked” y “called”, no.

• “The delivery note was wrong.”
• “The chairs were in the warehouse.”
• “I entered twenty chairs.”

Preguntas y negativas: did y didn’t

En preguntas y negativas, “did” lleva el pasado, así que el verbo principal vuelve a su forma base. En español una pregunta puede marcarse solo con la entonación; en inglés hace falta “Did” al principio. Con “be” no se usa “did”.

• “Did you check the stock?” – “Yes, I did.”
• “We didn’t send a new invoice.”
• “Was the delivery note correct?” – “No, it wasn’t.”

Avisar del problema a un compañero

Antes de escribir al cliente, acuerda la solución con un compañero: di cuál es el problema, qué hay que hacer y promete una respuesta con una hora. En esta conversación, Owen avisa de un albarán incorrecto y Maya se encarga de corregirlo. “By three” significa “a las tres como muy tarde”.

• “We’ve got a problem with order 612.”
• “We need to correct the delivery note.”
• “I’ll call the customer.”

Disculparte y responder

Basta con una disculpa breve. Usa “sorry about” o “sorry for” con un sustantivo, acentúa SORry, MIStake y deLAY, y baja la entonación al final. Para responder, acepta la disculpa y da las gracias.

• “I’m sorry about the mistake.”
• “I’m very sorry for the delay.”
• “That’s OK.”
• “Don’t worry. Thanks for fixing it.”

Un correo de cuatro partes sobre un problema

Separa tres cosas: qué estaba mal, qué hiciste ya y qué pasa después. Un asunto como “Problem” no le dice nada al lector, así que nombra el pedido y el resultado. Ojo con el saludo: en español se escribe “Estimada Ana:” con dos puntos, pero en inglés se usa coma: “Hello Ana,”.

• 1. Asunto: “Order 612 – corrected delivery note”
• 2. Disculpa y problema: “Hello Ana, I’m sorry about the mistake on the delivery note. It said 20 chairs, but your order was for 12.”
• 3. Qué hiciste: “I corrected the quantity and attached the new note.”
• 4. Siguiente paso y cierre: “The chairs will arrive before Friday. Best, Maya”

Errores frecuentes

Estos errores se notan enseguida:

• “I correct the note yesterday.” Una acción terminada necesita el pasado: “I corrected the note.”
• “We didn’t sent it.”, “Did you checked it?” Después de “did” y “didn’t”, el verbo va en forma base.
• “The boxes was late.” Los sustantivos en plural llevan “were”.
• “Corrected the note.” En español se puede omitir el sujeto (corregí la nota), pero en inglés no: “I corrected the note.”
• “I will correct the note.” cuando ya está hecho. Di que está terminado: “I corrected the note.”
• “Check-ed” con dos sílabas. “Checked” tiene una sola y termina en un sonido /t/.

Rutina diaria de práctica de 10 minutos

Practica en voz alta y sigue el mismo orden cada día.

• 2 minutos: di cada palabra de los documentos dentro de una frase.
• 3 minutos: escribe cinco frases sobre lo que pasó ayer en el trabajo con was, were, verbos en -ed y didn’t.
• 3 minutos: reproduce la conversación, repite cada línea y después cambia el número de pedido y la hora.
• 2 minutos: escribe un correo de cuatro partes sobre un error real o inventado.

El siguiente paso

Después viene el correo de seguimiento tras conocer a un nuevo contacto de negocios. En el nivel A2–B1, registrarás reclamaciones de clientes con un responsable y una fecha de seguimiento.