Un correo de petición corto en cuatro partes
En este nivel, un correo de petición tiene cuatro partes y cada una cumple una sola función. Pide un solo documento por correo; así es más fácil responder. Escribe el saludo, el mensaje y la despedida en líneas separadas, con tu nombre debajo de la despedida.
- Saludo: “Dear Ms Cole,” o, para un compañero al que conoces, “Dear Owen,”
- Motivo: “I’m writing about Friday’s office visit.” – Escribo por la visita a la oficina del viernes.
- Petición: “Can you please send the floor plan?” – ¿Puedes enviar el plano de la planta, por favor?
- Despedida: “Kind regards,” y tu nombre en la línea siguiente
Formal o cercano: saludos y despedidas
“Dear” + Mr o Ms + apellido es el saludo formal: “Dear Ms Cole,”, “Dear Mr Hart,”. Si la persona tiene dos apellidos, usa el que aparece en su firma. “Ms” sirve para cualquier mujer, casada o no. Ojo con la puntuación: en español el saludo lleva dos puntos (“Estimada Sra. Cole:”), pero en inglés lleva coma. Para un compañero al que conoces, escribe “Dear Owen,” o, más relajado, “Hi Owen,”. Si respondes a un correo, da las gracias después del saludo: “Dear Ms Cole, thank you for your email.”
- “Kind regards,” – educado y válido para casi cualquier correo de trabajo
- “Best,” – corto y cercano, para personas con las que ya te escribes
Pedir un archivo o enviarlo
Estas frases se parecen, pero hacen cosas opuestas: las dos primeras piden un documento y las dos últimas acompañan a un archivo adjunto en tu propio correo. Si escribes “Please find attached …” en una petición, la otra persona buscará un adjunto que no existe.
- Pedir: “Please send the price list.” – Por favor, envía la lista de precios.
- Pedir: “Can you please send the floor plan?” – ¿Puedes enviar el plano de la planta, por favor?
- Enviar (formal): “Please find attached the invoice.” – Adjunto la factura.
- Enviar (menos formal): “Here is the floor plan.” – Aquí tienes el plano de la planta.
Lugares del trabajo para la línea del motivo
La línea del motivo suele nombrar un lugar: “reception” (recepción), “office” (oficina), “warehouse” (almacén), “factory” (fábrica), “car park” (aparcamiento) o “cafeteria” (cafetería). Para decir dónde está la gente, usa “we are” y “they are”; para preguntar, “where”, “what” o “who”.
- “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – Escribo por la visita a la fábrica del lunes.
- “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
- “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”
Hacer la petición primero por teléfono
La petición suele empezar con una llamada. Abajo, una persona llama a un contacto de otra empresa antes de la visita del viernes y le pide el plano de la planta. “I’ll send it this afternoon” es solo una promesa, así que un correo corto después de la llamada deja la petición por escrito. Haz uno de los papeles, luego cambia de papel y modifica un detalle.
Maya Hello Owen, it's Maya. I'm calling about Friday's visit.
Owen Hi Maya. What do you need?
Maya Can you please send the floor plan?
Owen Yes, of course. I can email it today.
Maya Great. My email address is maya at clearpath dot com.
Owen Thanks. I'll send it this afternoon.
Decir una dirección de correo en voz alta
Una dirección se lee símbolo a símbolo: @ es “at” (no “arroba”), el punto es “dot”, - es “dash” (o “hyphen”) y _ es “underscore”. Dila en grupos cortos y, si te pierdes una parte, pregunta “Can you repeat that?”. La ñ y las tildes casi nunca aparecen en las direcciones de correo: Muñoz suele escribirse “munoz”.
Maya My email address is maya at clearpath dot com.
Owen My email address is owen underscore hart at north dash dock dot com.
Maya Can you repeat that?
Owen Yes. Owen underscore hart at north dash dock dot com.
Errores frecuentes
Te entenderán, pero estos errores llaman la atención:
- “Dear Ms Maya,” Usa el apellido (“Dear Ms Cole,”) o solo el nombre (“Dear Maya,”).
- Escribir “Please find attached …” cuando quieres recibir un archivo. Pregunta mejor: “Can you please send …?”
- “Send me the floor plan.” Sin “please” ni pregunta, suena a orden.
- Decir “point” o “punto” en una dirección. El punto es “dot”.
- Confundir “dash” (-) y “underscore” (_): con un solo símbolo mal, el correo no llega.
Rutina de práctica de 10 minutos al día
Usa documentos de tu propio trabajo y practica en voz alta.
- 3 minutos: escribe un correo de petición en cuatro partes a un contacto real; no hace falta enviarlo.
- 2 minutos: di en voz alta tres direcciones de correo: la tuya, la de tu empresa y la de un compañero.
- 2 minutos: escucha la grabación de las direcciones, anota lo que oyes y compara.
- 3 minutos: pon la llamada, repite cada frase y luego haz uno de los papeles cambiando un detalle.
Qué viene después
Después, practica el otro lado: responder a una petición con “Here is …” y adjuntar el archivo. Luego pasa a tomar un mensaje telefónico y comprobar un número, y a confirmar un pedido por correo.