Dört bölümlük kısa bir rica e-postası
Bu seviyede bir rica e-postası dört bölümden oluşur ve her bölümün tek bir görevi vardır. Her e-postada tek bir belge isteyin; cevaplaması daha kolay olur. Hitabı, mesajı ve kapanışı ayrı satırlara yazın; adınız kapanışın altına gelir.
- Hitap: “Dear Ms Cole,” ya da tanıdığınız bir iş arkadaşı için “Dear Owen,”
- Neden: “I’m writing about Friday’s office visit.” – Cuma günkü ofis ziyareti hakkında yazıyorum.
- Rica: “Can you please send the floor plan?” – Kat planını gönderebilir misiniz?
- Kapanış: “Kind regards,” ve altında adınız
Daha resmi ya da samimi: hitap ve kapanış
“Dear” + Mr ya da Ms + soyadı daha resmi hitaptır: “Dear Ms Cole,”, “Dear Mr Hart,”. Türkçede “Ahmet Bey”, “Ayşe Hanım” diye ilk adı kullandığımız için yanlışlıkla “Dear Mr Ahmet” yazmak çok kolaydır; İngilizcede Mr ve Ms soyadıyla gelir: “Dear Mr Yılmaz”. “Ms” evli olsun olmasın her kadın için kullanılır. Tanıdığınız bir iş arkadaşına “Dear Owen,” ya da daha rahat “Hi Owen,” diye yazın. Cevap verirken hitaptan sonra teşekkür edin: “Dear Ms Cole, thank you for your email.”
- “Kind regards,” – kibar ve neredeyse her iş e-postasına uygun (“Saygılarımla” gibi)
- “Best,” – kısa ve samimi, zaten yazıştığınız kişiler için
Dosya istemek mi, dosya göndermek mi?
Bu kalıplar birbirine benzer ama tam ters işler yapar: ilk ikisi belge ister, son ikisi kendi e-postanıza eklediğiniz dosyayla birlikte kullanılır. Rica e-postasında “Please find attached …” yazarsanız okuyucu orada olmayan bir dosyayı arar.
- İstemek: “Please send the price list.” – Lütfen fiyat listesini gönderin.
- İstemek: “Can you please send the floor plan?” – Kat planını gönderebilir misiniz?
- Göndermek (daha resmi): “Please find attached the invoice.” – Fatura ektedir.
- Göndermek (daha rahat): “Here is the floor plan.” – Kat planı ekte.
Neden satırı için iş yerindeki mekânlar
Neden satırında çoğu zaman bir yer adı geçer: reception (resepsiyon), office (ofis), warehouse (depo), factory (fabrika), car park (otopark) ya da cafeteria (kafeterya). İnsanların nerede olduğunu söylemek için “we are” ve “they are”, soru sormak için where (nerede), what (ne) ya da who (kim) kullanın.
- “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – Pazartesi günkü fabrika ziyareti hakkında yazıyorum.
- “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
- “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”
Ricayı önce telefonda yapmak
Rica çoğu zaman bir telefonla başlar. Aşağıda arayan kişi, cuma günkü ziyaretten önce başka bir şirketteki muhatabından kat planını istiyor. “I’ll send it this afternoon” yalnızca bir sözdür; bu yüzden görüşmeden sonra kısa bir e-posta ricayı yazıya geçirir. Bir rol alın, sonra rolleri değiştirip bir ayrıntıyı da değiştirin.
Maya Hello Owen, it's Maya. I'm calling about Friday's visit.
Owen Hi Maya. What do you need?
Maya Can you please send the floor plan?
Owen Yes, of course. I can email it today.
Maya Great. My email address is maya at clearpath dot com.
Owen Thanks. I'll send it this afternoon.
E-posta adresini sesli söylemek
Adres işaret işaret okunur: @ “at” (Türkçedeki “et”e yakın), nokta “dot”, tire (-) “dash” (ya da “hyphen”), alt çizgi (_) “underscore”. Adresi kısa parçalar hâlinde söyleyin; bir kısmını kaçırırsanız “Can you repeat that?” diye sorun. E-posta adreslerinde genellikle Türkçe karakter kullanılmaz: “Yılmaz” adreste “yilmaz” olur.
Maya My email address is maya at clearpath dot com.
Owen My email address is owen underscore hart at north dash dock dot com.
Maya Can you repeat that?
Owen Yes. Owen underscore hart at north dash dock dot com.
Sık yapılan hatalar
Okuyucu sizi anlar, ama bunlar göze batar:
- “Dear Ms Maya,” Soyadını (“Dear Ms Cole,”) ya da yalnızca ilk adı (“Dear Maya,”) kullanın.
- Dosya isterken “Please find attached …” yazmak. Bunun yerine sorun: “Can you please send …?”
- “Send me the floor plan.” “Please” ya da soru olmadan bu cümle emir gibi duyulur.
- “clearpath point com”. Adresteki nokta “point” değil, “dot” diye okunur.
- Tire (-) ile alt çizgiyi (_) karıştırmak: tek bir yanlış işaret yüzünden e-posta yerine ulaşmaz.
Günde 10 dakikalık pratik
Kendi işinizdeki belgeleri kullanın ve her şeyi sesli söyleyin.
- 3 dakika: Gerçek bir muhataba dört bölümlük bir rica e-postası yazın (göndermeniz gerekmez).
- 2 dakika: Üç e-posta adresini sesli söyleyin: kendinizinkini, şirketinizinkini ve bir iş arkadaşınızınkini.
- 2 dakika: Adres kaydını dinleyin, duyduğunuzu yazın ve karşılaştırın.
- 3 dakika: Telefon konuşmasını dinleyip her cümleyi tekrar edin, sonra bir rol alıp bir ayrıntıyı değiştirin.
Sonraki adım
Sonra diğer tarafı çalışın: bir ricaya “Here is …” ile cevap verip dosyayı eklemek. Ardından telefon mesajı alıp bir numarayı doğrulamaya ve e-postayla sipariş teyit etmeye geçin.