Bir iş arkadaşınız için gelen aramayı karşılamak
Telefonu departmanınız ve adınızla açın: “Sales. Maya speaking.” Bu, Türkçedeki “Satış, ben Maya.” gibidir; arayan doğru ekibe ulaştığını hemen anlar. Aradığı kişi orada değilse nedenini birkaç kelimeyle söyleyin ve mesaj almayı teklif edin.
Aşağıda başka bir departmandan bir iş arkadaşı arıyor. Dinleyin, sonra her cümleyi tekrar edin.
- “She’s out.” – şu an ofiste değil
- “He’s in a meeting.” – toplantıda
- “She’s on another call.” – başka bir hatta
Maya Sales. Maya speaking.
Owen Hi Maya, it's Owen from logistics. Can I speak to Lina, please?
Maya I'm sorry, she's out. Can I take a message?
Owen Yes. I'm calling about two new desks. Please ask her to call me back.
Telefon mesajının dört bölümü
İyi bir mesaj, iş arkadaşınızın size soru sormadan harekete geçebilmesini sağlar. Dört bölümü vardır, her biri birkaç kelime. Neden (reason) aramanın konusudur; istek (message) ise arayanın ne istediğidir. Her bölümü ayrı satıra yazın ve arayanın adının yanına departmanını ya da şirketini ekleyin: aynı adı taşıyan iki kişi olabilir.
Yukarıdaki aramadan çıkan mesaj:
- Caller: Owen Hart (logistics)
- Reason: two new desks
- Message: Please call Owen back.
- Number: 074 618 205
Arayan siz olduğunuzda mesaj bırakmak
Aradığınız kişi ofiste değilse aynı dört bölümü verin. Telefonda “I’m Owen.” yerine genellikle “It’s Owen.” ya da “This is Owen.” denir. Konu “about” ile söylenir; “masalar için arıyorum” kalıbını “for” ile çevirmek kolaydır, ama doğrusu “I’m calling about …” olur.
- “Hi, it’s Owen from logistics.” – Merhaba, ben lojistikten Owen.
- “I’m calling about two new desks.” – İki yeni masa için arıyorum.
- “Please ask her to call me back.” – Lütfen beni geri aramasını söyler misiniz?
Numarayı almak ve tekrar ederek doğrulamak
Numarayı “Go ahead with your number.” (Numaranızı alayım.) ya da “What’s your number?” diye isteyin. Numarayı yazın, sonra “So that’s …” ile aynı gruplar hâlinde tekrar edin. Arayan “That’s right.” der ya da düzeltir.
Türkçede numaraları “beş yüz otuz iki, yüz yirmi üç” gibi büyük sayılarla söylemeye alışkınız; İngilizcede her rakamı tek tek söyleyin ve gruplar arasında kısa bir ara verin. 0 için “zero” ya da “oh” denir. Bir kısmını kaçırırsanız “Sorry, can you repeat that?” diye sorun.
Maya Go ahead with your number.
Owen It's zero seven four, six one eight, two zero five.
Maya So that's zero seven four, six one eight, two zero five.
Owen That's right. Thanks.
Departman adları: arayan nerede çalışıyor?
Şirket içinden arayanlar departmanlarını söyler: “It’s Owen from logistics.” Vurgulu heceyi net söyleyin; telefonda vurgu, kelimenin tanınmasını kolaylaştırır.
- sales – satış
- logistics (lo-GIS-tics) – lojistik, malları taşıyan ekip
- production (pro-DUC-tion) – üretim
- finance – finans
- human resources (HR) – insan kaynakları (İK)
- IT – bilgi teknolojileri (BT); iki harfi İngilizce okuyun: “ay-ti”
- “Which department do you work in?” – “I work in finance.”
Ekibinizi anlatmak: “we make”, “they don’t sell”
Bir ekibin ne yaptığını söylemek için geniş zaman (present simple) kullanılır. I, you, we ve they ile fiil ek almaz; olumsuz için “don’t” ekleyin, soruya “Do” ile başlayın. Tek bir şey için “there is”, birden fazlası için “there are” deyin (Türkçedeki “var” gibi). He ve she ile fiil -s alır: “Owen works in logistics.”
- “We make office furniture.” – Ofis mobilyası üretiyoruz.
- “They don’t sell food.” – Yiyecek satmıyorlar.
- “Do you work in sales?” – “Yes, I do.”
- “What do they make?” – Ne üretiyorlar?
- “There is one factory.” / “There are two offices.” – Bir fabrika var. / İki ofis var.
Sık yapılan hatalar
Bunlar telefonda sorun çıkarır:
- “Please ask her to call back me.” Zamir araya girer: “call me back”.
- “Can I take message?” Türkçede “Mesaj bırakmak ister misiniz?” derken “bir” kullanmadığımız için “a” kolayca unutulur: “Can I take a message?”
- “Who are you?” telefonda kaba duyulur. “Who’s calling, please?” diye sorun.
- Numarayı tekrar etmemek: tek bir yanlış rakam yüzünden iş arkadaşınız yanlış kişiyi arar.
- “We works in sales.” / “Does you work …?” We ve you ile: “We work …”, “Do you work …?”
Günde 10 dakikalık pratik
Sesli çalışın; kendi işinizdeki numaraları ve departmanları kullanın.
- 3 dakika: Aramayı dinleyin, her cümleyi tekrar edin, sonra mesajı alan kişi olarak cevap verin.
- 2 dakika: Rehberinizden üç numarayı söyleyin ve her birini “So that’s …” ile tekrar edin.
- 2 dakika: Yeni bir arayan, neden ve numarayla bir arama uydurun ve dört bölümlük mesajı yazın.
- 3 dakika: Ekibinizi anlatın: “I work in … We … We don’t … There are … people in my team.”
Sonraki adım
Sonra telefondan yazıya geçin: bir telefon siparişini ürün, adet, toplam tutar ve teslimat günüyle kısa bir e-postada teyit edin. Ardından bir ekip etkinliği için duyuru yazıp bir iş arkadaşınızı davet edin.