회사 조직을 설명하는 단어
큰 회사에는 제품이나 지역별로 나뉜 큰 조직인 “division”(사업부)이 있고, 그 안에 Sales(영업)나 Finance(재무) 같은 “department”(부서)가 있습니다. “branch”는 지점입니다. “the board”(이사회)가 중요한 결정을 내리고, “managing director”가 회사를 경영합니다. 역할을 설명하는 표현은 전치사까지 함께 외우세요. 한국어 “~ 밑에서 일한다, ~에게 보고한다”에 해당하는 표현이 “report to”입니다:
- “report to” (~에게 보고하다, ~ 밑에서 일하다) – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- “be responsible for” (~을 책임지다, 명사나 -ing와 함께) – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- “be in charge of” (~을 맡다, 총괄하다) – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- “work closely with” (~와 긴밀히 협력하다) – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
안내 데스크에서 방문객 맞이하기
좋은 응대는 네 단계입니다. 방문객을 확인하고, 약속을 확인하고, 보안 절차를 처리하고, 다음에 할 일을 알려 줍니다. “You must be …”의 “must”는 의무가 아니라 “~이시죠?”처럼 확신 있는 추측입니다. “Sales is expecting you”는 담당자가 준비되어 있다는 뜻입니다. 여성의 선호 호칭을 모를 때는 성 앞에 “Ms”를 붙이세요. 한국어에서는 이름 뒤에 “님”을 붙이지만, 영어 호칭은 성 앞에 옵니다: “Ms Rahman”.
대화를 듣고 두 역할을 모두 연습해 보세요.
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
who, what, when, which 의문문
기본 순서는 의문사 + 조동사 + 주어 + 동사입니다. “be” 동사는 “is/are”를, 다른 동사는 “do/does”를 쓰고 본동사는 원형으로 둡니다. 한국어는 “방문객이 누구예요?”처럼 평서문 어순 그대로 의문사를 넣으면 되지만, 영어는 의문사가 맨 앞에 오고 조동사가 필요합니다. 정해진 선택지 중에서 고를 때는 “which”를 씁니다. 예외가 하나 있습니다. “who”가 주어일 때는 “do”를 쓰지 않습니다. “Who meets her at reception?”(누가 그녀를 맞이하나요?)과 “Who does she meet first?”(그녀는 누구를 먼저 만나나요?)를 비교해 보세요.
- “Who is the visitor?” – 사람
- “What does she need?” – 사물
- “When does the tour start?” – 시간
- “Which department does she need?” – 선택
정중한 간접 의문문
방문객에게 직접 질문하면 딱딱하게 들릴 수 있습니다. “Could you tell me …”나 “Do you know …”로 시작하고, 그 뒤는 평서문 어순으로 말하며 “do/does”는 쓰지 않습니다:
- “Where is Reception?” → “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” → “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” → “Do you know if she needs a badge?”
행동하기 전에 세부 사항 확인하기
이름, 시간, 장소는 질문 형태로 다시 말해 확인하세요. 도착 시간과 약속 시간은 구분해야 합니다. 9시 30분 미팅에 9시 20분에 도착한 방문객도 미팅은 9시 30분에 시작하므로, 담당자에게 알리고 앉아서 기다리도록 안내하세요.
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- 답할 때: “Yes, that’s right.” 또는 “Not quite. It’s at eleven.”
여러 담당자를 위한 방문 일정표
방문객이 여러 담당자를 만난다면 한 사람이 계획을 책임지고 모든 담당자에게 보내야 합니다. 다섯 부분으로 작성한 뒤 말로도 전달하세요:
- 상황: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- 핵심 정보: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- 결정 또는 결과: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- 담당: “The office coordinator.”
- 다음 단계와 기한: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
자주 하는 실수
방문객 앞에서는 다음 실수가 눈에 띕니다.
- “When the tour starts?” 조동사를 넣으세요: “When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” 평서문 어순을 쓰세요: “… where Reception is?”
- “She reports at the director.” 전치사는 “to”입니다: “She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” “with”를 쓰세요: “an appointment with the sales manager”.
하루 10분 연습 루틴
매일 소리 내어 연습하세요.
- 2분: “report to”와 “be responsible for”를 넣어 팀을 네 문장으로 소개하세요.
- 3분: 위의 대화를 한 줄씩 따라 말한 다음, 실제 방문객과 담당자 이름으로 다시 해 보세요.
- 2분: 방문에 관한 질문 네 개를 쓰고, 그중 두 개를 “Could you tell me …?”로 바꾸세요.
- 3분: 실제 방문에 대한 다섯 부분 일정표를 쓰고 소리 내어 설명하세요.
다음 단계
다음에는 문제에도 담당자와 기한을 정해 보세요. 후속 조치 날짜를 넣어 고객 불만을 기록하는 연습입니다. B1 수준에서는 조건을 분명히 밝혀 시스템을 추천합니다.