네 부분으로 된 짧은 요청 이메일
이 수준에서 요청 이메일은 네 부분으로 되어 있고, 각 부분은 한 가지 역할만 해요. 이메일 하나에는 문서 하나만 요청하세요. 그래야 답하기 쉬워요. 인사, 본문, 맺음말은 각각 다른 줄에 쓰고, 이름은 맺음말 아래에 써요.
- 인사: “Dear Ms Cole,” 또는 잘 아는 동료에게는 “Dear Owen,”
- 이유: “I’m writing about Friday’s office visit.” – 금요일 사무실 방문 건으로 연락드려요.
- 요청: “Can you please send the floor plan?” – 평면도를 보내 주실 수 있을까요?
- 맺음말: “Kind regards,” 그리고 다음 줄에 내 이름
격식 있게, 또는 친근하게: 인사와 맺음말
“Dear” + Mr 또는 Ms + 성은 격식 있는 인사예요: “Dear Ms Cole,”, “Dear Mr Hart,”. 한국어 이메일에서는 “김민지 님”처럼 이름 전체에 호칭을 붙이지만, 영어의 Mr와 Ms 뒤에는 성만 써요: “Dear Ms Kim,”. “Ms”는 결혼 여부와 상관없이 모든 여성에게 쓸 수 있어요. 잘 아는 동료에게는 “Dear Owen,”이나 더 편하게 “Hi Owen,”이라고 써요. 답장할 때는 인사 뒤에 감사 인사를 덧붙여요: “Dear Ms Cole, thank you for your email.”
- “Kind regards,” – 정중하고 거의 모든 업무 이메일에 무난해요
- “Best,” – 짧고 친근해요. 이미 연락을 주고받는 사람에게 써요
파일 요청하기와 파일 보내기
이 표현들은 비슷해 보이지만 하는 일은 정반대예요. 앞의 두 개는 문서를 요청하고, 뒤의 두 개는 내 이메일에 첨부한 파일과 함께 써요. 요청 이메일에 “Please find attached …”라고 쓰면 상대는 있지도 않은 첨부 파일을 찾게 돼요.
- 요청: “Please send the price list.” – 가격표를 보내 주세요.
- 요청: “Can you please send the floor plan?” – 평면도를 보내 주실 수 있을까요?
- 보내기(격식): “Please find attached the invoice.” – 청구서를 첨부합니다.
- 보내기(덜 격식): “Here is the floor plan.” – 평면도 보내 드려요.
이유 문장에 쓰는 직장 장소
이유 문장에는 장소가 자주 나와요: “reception”(안내 데스크), “office”(사무실), “warehouse”(창고), “factory”(공장), “car park”(주차장), “cafeteria”(구내식당). 사람이 어디 있는지 말할 때는 “we are”, “they are”를 쓰고, 질문할 때는 “where”, “what”, “who”를 써요.
- “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – 월요일 공장 방문 건으로 연락드려요.
- “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
- “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”
먼저 전화로 요청하기
요청은 보통 전화로 시작돼요. 아래 대화에서는 전화를 건 사람이 금요일 방문을 앞두고 거래처 담당자에게 평면도를 요청해요. “I’ll send it this afternoon”은 약속일 뿐이에요. 그래서 통화 후에 짧은 이메일로 요청 내용을 글로 남겨요. 한 역할을 맡아 말해 본 다음, 역할을 바꾸고 세부 사항 하나를 바꿔 보세요.
Maya Hello Owen, it's Maya. I'm calling about Friday's visit.
Owen Hi Maya. What do you need?
Maya Can you please send the floor plan?
Owen Yes, of course. I can email it today.
Maya Great. My email address is maya at clearpath dot com.
Owen Thanks. I'll send it this afternoon.
이메일 주소 소리 내어 말하기
주소는 기호 하나씩 읽어요. @는 “at”, 점은 “dot”, -는 “dash”(또는 “hyphen”), _는 “underscore”예요. 한국에서는 @를 ‘골뱅이’, _를 ‘언더바’라고 많이 부르지만 영어로는 “at”, “underscore”라고 해야 통해요. 짧게 끊어 말하고, 일부를 놓쳤다면 “Can you repeat that?”이라고 물어보세요.
Maya My email address is maya at clearpath dot com.
Owen My email address is owen underscore hart at north dash dock dot com.
Maya Can you repeat that?
Owen Yes. Owen underscore hart at north dash dock dot com.
자주 하는 실수
뜻은 통하지만 눈에 띄는 실수들이에요.
- “Dear Ms Maya,” 성을 쓰거나(“Dear Ms Cole,”) 이름만 쓰세요(“Dear Maya,”).
- 파일을 받고 싶은데 “Please find attached …”라고 쓰기. 대신 이렇게 물어보세요: “Can you please send …?”
- “Send me the floor plan.” “please”도 없고 질문도 아니면 명령처럼 들려요.
- 주소를 읽을 때 “under bar”나 “point”라고 말하기. _는 “underscore”, 점은 “dot”이에요.
- “dash”(-)와 “underscore”(_) 혼동하기. 기호 하나만 틀려도 이메일이 도착하지 않아요.
하루 10분 연습 루틴
내 업무에서 쓰는 문서로, 소리 내어 연습하세요.
- 3분: 실제 업무 상대에게 보낼 네 부분짜리 요청 이메일을 써 보세요. 보내지 않아도 돼요.
- 2분: 이메일 주소 세 개를 소리 내어 말해 보세요. 내 주소, 회사 주소, 동료 주소예요.
- 2분: 주소 녹음을 듣고 들은 것을 받아 적은 다음 비교하세요.
- 3분: 통화를 틀고 한 줄씩 따라 한 다음, 한 역할을 맡아 세부 사항 하나를 바꿔 보세요.
다음 단계
다음에는 반대 입장을 연습하세요. “Here is …”로 요청에 답하고 파일을 첨부하는 거예요. 그다음 전화 메시지를 받고 번호를 확인하는 법, 그리고 이메일로 주문을 확인하는 법으로 넘어가세요.