Vocabulario para explicar cómo se organiza una empresa
Una empresa grande tiene “divisions” (grandes áreas, por producto o por región) formadas por “departments” como Sales (ventas) o Finance (finanzas); una “branch” es una sucursal. El “board” (consejo de administración) toma las grandes decisiones y el “managing director” dirige la empresa. Aprende estas expresiones de funciones con su preposición. Ojo: “responsible for” lleva “for”, no “of” como en “responsable de”:
- “report to” (depender de, rendir cuentas a) – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- “be responsible for” (ser responsable de; con sustantivo o -ing) – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- “be in charge of” (estar a cargo de) – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- “work closely with” (trabajar estrechamente con) – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
Recibir a una visita en recepción
Una buena bienvenida tiene cuatro pasos: identificar a la visita, confirmar la cita, hacer el trámite de seguridad y decir qué pasa después. En “You must be …”, “must” no expresa obligación, sino una suposición segura, como en “Usted debe de ser la señora Rahman”. “Sales is expecting you” significa que el anfitrión ya está listo. Si no sabes qué tratamiento prefiere una mujer, usa “Ms” con el apellido. Y para una cita de trabajo di “appointment”: “date” suele ser una cita romántica o simplemente una fecha.
Escucha la conversación y practica los dos papeles.
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
Preguntas con who, what, when y which
El orden es palabra interrogativa + auxiliar + sujeto + verbo: “is/are” con “be” y “do/does” con los demás verbos, y el verbo principal queda en forma base. En español basta con poner el verbo antes del sujeto (“¿Cuándo empieza la visita?”), por eso es fácil decir “When starts the tour?”; en inglés hace falta el auxiliar. Usa “which” para elegir entre opciones limitadas. Una excepción: cuando “who” es el sujeto, no se usa “do”. Compara “Who meets her at reception?” (¿quién la recibe?) con “Who does she meet first?” (¿a quién ve primero?).
- “Who is the visitor?” – una persona
- “What does she need?” – una cosa
- “When does the tour start?” – un momento
- “Which department does she need?” – una opción
Preguntas indirectas corteses
Una pregunta directa puede sonar brusca para una visita. Empieza con “Could you tell me …” o “Do you know …” y después usa el orden de una afirmación, sin “do/does”. En español decimos “¿Podría decirme dónde está la recepción?”, con el verbo antes del sujeto, y por eso sale “where is Reception”; en inglés el sujeto va primero:
- “Where is Reception?” → “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” → “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” → “Do you know if she needs a badge?”
Confirmar los detalles antes de actuar
Repite nombres, horas y lugares en forma de pregunta. Separa la hora de llegada de la hora de la cita: una visita que llega a las 09:20 para una reunión de las 09:30 empieza igualmente a las 09:30, así que avisa al anfitrión y ofrece un asiento a la visita.
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- Para responder: “Yes, that’s right.” o “Not quite. It’s at eleven.”
Una agenda de visita para varios anfitriones
Cuando una visita se reúne con varios anfitriones, una sola persona se encarga del plan y se lo envía a todos. Escríbelo en cinco partes y explícalo también de palabra:
- Situación: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- Datos clave: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- Decisión o resultado: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- Responsable: “The office coordinator.”
- Siguiente paso y plazo: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
Errores frecuentes
Delante de una visita, estos errores se notan:
- “When the tour starts?” Añade el auxiliar: “When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” Usa el orden de una afirmación: “… where Reception is?”
- “She reports at the director.” La preposición es “to”: “She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” Usa “with”, como en “cita con”: “an appointment with the sales manager”.
Rutina diaria de práctica de 10 minutos
Practica en voz alta cada día.
- 2 minutos: describe tu equipo en cuatro frases con “report to” y “be responsible for”.
- 3 minutos: repite cada línea de la conversación de arriba y luego hazla de nuevo con una visita y un anfitrión reales.
- 2 minutos: escribe cuatro preguntas sobre una visita y convierte dos en preguntas con “Could you tell me …?”
- 3 minutos: escribe una agenda en cinco partes para una visita real y explícala en voz alta.
El siguiente paso
Después, asigna también un responsable y un plazo a los problemas: registrar la queja de un cliente con una fecha de seguimiento. En el nivel B1 recomendarás un sistema con una condición clara.