كيف تؤكد زيارة تدقيق لمورد بالإنجليزية؟ المستوى B2 (فوق المتوسط): الخطة الثابتة والدعوات وموعد الرد

رسالة تأكيد الزيارة الجيدة تُظهر من النظرة الأولى ما هو ثابت وما هو اختياري، وما تنصح به، ومتى تحتاج إلى الرد. استخدم المضارع المستمر للترتيبات المتفق عليها “We’re meeting the facilitator at 08:45”، وميّز الأجزاء الاختيارية بعبارة “We’d like to invite you to…”. اذكر سبب كل نصيحة، واختم بطلب واحد محدد التاريخ. هذا الموضوع في المستوى B2 (فوق المتوسط)، وهو مناسب لموظفي المشتريات والمدققين ومسؤولي الجودة أو الاستدامة الذين يرتبون زيارات الموردين. تكفي عشر دقائق يوميًا.

لمن هذا المقال؟

موظفو المشتريات وسلاسل الإمداد الذين يرتبون زيارات للتحقق من ادعاءات المورد عن ظروف العمل أو السلامة أو البيئة.
المدققون ومسؤولو الجودة أو الاستدامة الذين يرسلون برامج الزيارات أو يتلقونها ويحتاجون إلى معرفة الثابت والاختياري.
المديرون الذين يستقبلون الزوار ويريدون أن يدعوا وينصحوا ويقترحوا بدائل دون غموض أو إلحاح.
ما زال الوقت مبكرًا: إذا كان التعبير عن الخطط والعروض المهذبة بالإنجليزية ما زال صعبًا، فابدأ بموضوع خدمة العملاء وخطة الخدمة في المستوى B1.
سهل جدًا: إذا كنت تفرّق بسهولة بين الترتيبات والدعوات والنصائح، فانتقل إلى مذكرة قرار تحدد موعد مراجعة التجربة، أو إلى مقترحات المستوى C1 التي لا تبالغ في نتائج التجربة.

افتح الصفحات النموذجية

بطاقات الكلمات

explain the plan

state the organising idea and intended sequence

The idea is to begin with the worker forum and then inspect the treatment system.

offer an opportunity

describe access the guest will receive

You’ll get the opportunity to question the independent auditor without management present.

invite

offer participation politely

We’d like to invite you to join the community sampling team.

welcome

make clear that an optional action is permitted and encouraged

You’re welcome to request any non-confidential inspection record.

advise or recommend

give formal guidance; use advise someone to do, recommend doing, or recommend that someone do

We advise you to wear closed shoes, and we strongly recommend speaking to agency workers.

offer an alternative

provide another useful option when the first does not fit

Alternatively, we’d be delighted to arrange a video call with the night-shift supervisor.

المحادثة

Maya The idea is to test Northbank’s claims rather than tour only its best production line. We’re beginning with a confidential worker forum at nine.

Owen Will managers be in the room? Their presence could affect what people say.

Maya No. The independent facilitator is leading it, and management will receive themes rather than names. You’ll get the opportunity to ask about pay, promotion and agency contracts.

Owen Good. What are we doing about the canal concern?

Maya We’d like to invite you to observe collection of samples upstream and downstream. We strongly recommend bringing waterproof shoes because the bank is uneven.

Owen I can join the first collection, but I’m presenting to a client at two.

Maya That’s fine. Alternatively, we’d be delighted to send the chain-of-custody record and arrange a call with the laboratory on Thursday.

Owen Please do. I also want to understand the college donation. Generosity is positive, but it isn’t evidence about factory conditions.

Maya Agreed. We’re meeting the principal at four thirty to verify the training results, and our approval decision will remain conditional on the employment and water evidence.

تركيب الجملة

will — decision now

use will plus infinitive for a decision made at the moment of speaking

The sampling lab is unavailable? I’ll call the university team now.

will — prediction or future fact

use will for a neutral prediction or fact about the future

The new reporting rule will affect every approved supplier next year.

be going to — prior intention

use be going to when the decision or plan already exists

We’re going to interview agency workers before final approval.

be going to — visible evidence

use be going to for a strong prediction based on present evidence

That untreated sample is turning dark; it’s going to fail the clarity test.

present continuous — arrangement

use am, is or are plus -ing for a diary arrangement, especially with a time, place or purpose

We’re meeting the worker representatives at the east gate at nine on Tuesday.

present simple — timetable

use the present simple for a published or fixed schedule

The return train leaves at 18:12, and the visitor centre closes at five.

present simple with be — personal schedule

be is commonly used in the present simple for a person’s scheduled location or availability

Maya is at the laboratory on Wednesday and away on Thursday.

تدريبات إضافية

Northbank Components: claim, evidence or open risk?

Maya and Owen examine evidence about a supplier's ethical conduct.

Northbank Components employs 240 people and supplies circuit housings to medical-device manufacturers. Its public code promises fair recruitment, safe work and lower water use. An independent payroll review sampled 60 employee records and found equal base-pay bands for comparable roles. However, it did not examine promotion decisions or agency workers.

The factory legally discharges treated water into a canal. It complies with the current permit, and meter data shows that water use per unit fell 18 percent after a closed-loop cooling system was installed. Residents still report an unusual smell after heavy rain. Northbank has agreed to joint sampling with the local authority next month; no test has yet identified the source.

Last year, a sales agent offered a customs official an undeclared ‘speed fee’. Northbank reported the approach, ended the agent’s contract and introduced approval checks for intermediaries. No improper payment was made. The company also donates equipment and staff time to a technical college, whose principal confirms that 48 adults completed repair training.

The supplier is cheaper than the verified alternative by 4 percent. The purchasing director must decide whether to approve it now, reject it, or make approval conditional on evidence about agency workers, promotions and canal sampling.

Confirm the visit for the independent auditor

Maya and Owen check the visit confirmation and safeguards checklist.

Subject: Northbank evidence visit — Tuesday arrangements

Hello Owen,

We’re meeting the independent facilitator at Northbank’s east gate at 08:45 on Tuesday. The confidential worker forum begins at 09:00, and the site shuttle leaves for the canal at 11:15. The purpose is to test the supplier’s employment and water claims while protecting participants’ identities. Managers will receive themes, not names.

We’d like to invite you to observe the first upstream and downstream samples. We strongly recommend wearing waterproof closed shoes because the canal bank is uneven. As you’re presenting at 14:00, we’ll send you the chain-of-custody record and arrange a laboratory call on Thursday. You’re also welcome to join our 16:30 meeting with the technical-college principal; it is optional and will verify the reported training results.

The return train leaves at 18:12. Could you confirm by noon tomorrow whether you’re joining the sampling visit and college meeting? I’ll issue the final itinerary immediately afterwards.

Regards,

Maya

Accept, decline or delay without ambiguity

accept

make a clear positive commitment

Why not? That sounds useful. Please add me to the afternoon tour.

partly accept

accept one part while setting a limit

I’d be glad to join the briefing, but I’ll need to leave before the site walk.

decline

refuse clearly and politely, normally with a brief genuine reason

Thanks for the invitation, but I’m visiting another supplier that afternoon.

partly decline

reject the proposed option while leaving another option open

The evening reception won’t work for me, although I could join the morning session.

delay the answer

avoid committing until a named uncertainty is resolved

That would be helpful, but can I let you know after I check the train times?

تعلّم هذه الوحدة

كيف تريد أن تتعلّم؟

لديك حساب؟

يفتح الحساب المجاني وحدة واحدة تبقى مفتوحة دائمًا.

ما الذي يجب أن توضحه رسالة تأكيد الزيارة

زيارة جمع الأدلة هدفها اختبار ادعاءات المورد، لا التجول في أفضل خط إنتاج لديه. في هذا الحوار تشرح مسؤولة المشتريات لمدقق زائر خطة أخذ عينات المياه من قناة بجوار المصنع.

استمع ثم أجب: ما الاختياري، وما الذي يُنصح به، وما البديل؟ (مشاهدة جمع العينات؛ حذاء مقاوم للماء؛ سجل تسلسل حيازة العينات ومكالمة يوم الخميس.)

Owen Good. What are we doing about the canal concern?

Maya We’d like to invite you to observe collection of samples upstream and downstream. We strongly recommend bringing waterproof shoes because the bank is uneven.

Owen I can join the first collection, but I’m presenting to a client at two.

Maya That’s fine. Alternatively, we’d be delighted to send the chain-of-custody record and arrange a call with the laboratory on Thursday.

صيغ المستقبل: اختر حسب المعنى لا حسب كلمة الوقت

إذا استخدمت “will” لكل شيء، فلن يميّز القارئ بين ما حُجز فعلًا وما هو مجرد توقع. في العربية نقول «نلتقي بالممثلين يوم الثلاثاء» بالمضارع، أما الإنجليزية فتستخدم المضارع المستمر للترتيب المتفق عليه: “We’re meeting…” لا “We meet…”.

“We’re meeting the worker representatives at the east gate at nine on Tuesday.” – ترتيب متفق عليه (المضارع المستمر)
“The return train leaves at 18:12.” – جدول مواعيد (المضارع البسيط)
“We’re going to interview agency workers before final approval.” – خطة قررتها من قبل (going to)
“The sampling lab is unavailable? I’ll call the university team now.” – قرار لحظة الكلام (will)

الدعوة والإتاحة والنصيحة: بيّن مدى إلزام كل جزء

كل عبارة تخبر القارئ هل الأمر مخطط له أم اختياري أم نصيحة. انتبه إلى القواعد: “advise someone to do” و“recommend doing” و“recommend that someone do” صحيحة، أما “recommend to do” فخطأ. وعبارة «نوصي بإحضار…» بالمصدر يقابلها في الإنجليزية الفعل المنتهي بـ“ing”: “We recommend bringing…”.

الدعوة: “We’d like to invite you to join the community sampling team.”
الإتاحة، اختياري: “You’re welcome to request any non-confidential inspection record.”
النصيحة: “We advise you to wear closed shoes, and we strongly recommend speaking to agency workers.”
تقديم بديل: “Alternatively, we’d be delighted to arrange a video call with the night-shift supervisor.”

الرد على الدعوة دون غموض

ردٌّ مثل “Maybe, we’ll see” لا يساعد المضيف على التخطيط. قل إلى أي حد تلتزم، وأضف سببًا أو خطوة تالية.

“I’d be glad to join the briefing, but I’ll need to leave before the site walk.” – قبول جزئي
“That would be helpful, but can I let you know after I check the train times?” – تأجيل الرد مع ذكر السبب

مفردات الأخلاقيات: ادعاء أم دليل أم خطر قائم؟

عبارة “Comply with regulations” تعني الوفاء بالحد الأدنى القانوني، لا إثبات عدم وجود ضرر. استخدم الاسم للقضية والصفة لوصف السلوك.

ناقش: هل يكفي الالتزام بالقانون، أم ينبغي للشركات أن تنشر مشكلاتها أيضًا؟

credibility, credible: “Independent sampling gave the supplier’s water-quality claim greater credibility.” – المصداقية، موثوق
deception, deceptive: “Calling the entire range recyclable was deceptive because only the packaging could be recycled locally.” – الخداع، مضلِّل
bribery, a bribe: “The agent tried to bribe an inspector, who reported the offered bribe as evidence of attempted bribery.” – محاولة الرشوة ليست دفعًا تمّ فعلًا.
generosity, generous: “The donation was generous, but it did not cancel the company’s duty to repair the damage.” – الكرم، سخي

تعلّم هذه الوحدة بطريقتك

رسالة التأكيد في خمس خطوات

اكتب من 150 إلى 180 كلمة لشخص واحد محدد، وابدأ بالمواعيد الثابتة. سطر الموضوع: “Supplier evidence visit: Tuesday arrangements”.

الخطة الثابتة: “We’re meeting the facilitator at the east gate at 08:45. The worker forum begins at 09:00.”
الهدف: “The aim is to test the supplier’s labour and water claims.”
الدعوة والنصيحة: “We’d like to invite you to observe the first sample collection, and we recommend waterproof shoes because the canal bank is uneven.”
البديل: “As you’re presenting at 14:00, we’ll send you the chain-of-custody record.”
طلب بتاريخ محدد: “Could you confirm by noon on Monday whether you’ll join the optional 16:30 meeting?”

أخطاء شائعة

هذه الأخطاء تجعل الخطة غامضة أو تبالغ في الأدلة:

“We recommend to bring waterproof shoes.” الصواب “recommend bringing”.
“Welcome to request any record.” أضف الفاعل: “You’re welcome to request…”
“It complies with regulations, so there is no problem.” الالتزام بالأنظمة حد أدنى، وليس دليلًا.
“A corrupted inspector.” الصفة هي “corrupt”.
إنهاء الرسالة بعبارة “Let me know.” اطلب قرارًا واحدًا بتاريخ محدد: “by noon on Monday”.

تدريب يومي لمدة 10 دقائق

تدرّب على زيارة أو تدقيق أو جولة ميدانية حقيقية من عملك.

3 دقائق: قل عنها ترتيبًا واحدًا ومعلومة من جدول مواعيد وخطة واحدة.
4 دقائق: اكتب الخطوات الخمس لشخص واحد محدد.
3 دقائق: كرّر الحوار جملة جملة، ثم رُدّ بقبول جزئي.

الخطوة التالية

بعد ذلك اكتب مذكرة قرار تحدد متى ستُراجَع التجربة.

الأسئلة الشائعة

كيف أكتب رسالة تأكيد زيارة بالإنجليزية؟

ابدأ باليوم والساعة ومكان اللقاء الثابتة، ثم اذكر الهدف. ميّز الأجزاء الاختيارية بعبارة “We’d like to invite you to…”، واختم بطلب واحد محدد التاريخ.

هل نقول “recommend to do” أم “recommend doing”؟

الصواب “recommend doing” أو “recommend that someone do”، مثل “We recommend bringing waterproof shoes.” أما “advise” فتأخذ الشخص مفعولًا به: “We advise you to wear closed shoes.”

متى يُستخدم المضارع المستمر للحديث عن المستقبل؟

للترتيبات المتفق عليها مسبقًا، وغالبًا مع وقت أو مكان: “We’re meeting the principal at 16:30.”