업무 서류: order form, invoice, receipt, delivery note
“invoice”와 “receipt”는 헷갈리기 쉽습니다. “invoice”는 대금을 요청하는 청구서이고, “receipt”는 대금이 지급되었음을 보여 주는 영수증입니다. “receipt”의 “p”는 발음하지 않습니다.
- “order form”(주문서): “The customer sent an order form.”
- “invoice”(청구서, 인보이스): “The invoice has the wrong total.”
- “receipt”(영수증): “Keep the receipt.”
- “delivery note”(납품서, 물건과 함께 오는 목록): “Check the boxes against the delivery note.”
무엇이 잘못됐나: was, were와 -ed 동사
한국어 과거형 “-았/었-”은 주어가 하나든 여럿이든 같지만, 영어의 “be” 동사는 바뀝니다. I, he, she, it과 단수 명사에는 “was”, you, we, they와 복수 명사에는 “were”를 씁니다: “The order was correct.”, “The boxes were late.” 규칙 동사는 -ed를 붙입니다: checked, printed, called. -e로 끝나는 동사는 -d만 붙이고(apologized), 자음 + y는 -ied가 됩니다(copied).
-ed는 t나 d 소리 뒤에서만 한 음절로 따로 발음합니다. “printed”와 “corrected”는 그렇게 발음하지만, “checked”와 “called”는 그렇지 않습니다.
- “The delivery note was wrong.”
- “The chairs were in the warehouse.”
- “I entered twenty chairs.”
의문문과 부정문: did와 didn’t
의문문과 부정문에서는 “did”가 과거를 나타내므로 본동사는 원형으로 씁니다. 한국어는 문장 끝을 바꿔 질문하지만, 영어는 “Did”를 문장 맨 앞에 둡니다. “be” 동사에는 “did”가 필요 없습니다.
- “Did you check the stock?” – “Yes, I did.”
- “We didn’t send a new invoice.”
- “Was the delivery note correct?” – “No, it wasn’t.”
동료에게 문제 알리기
고객에게 쓰기 전에 동료와 해결 방법을 정하세요. 문제를 말하고, 해야 할 일을 말하고, 시간을 정해 결과를 알려 주겠다고 약속합니다. 이 대화에서 Owen은 납품서가 잘못됐다고 알리고, Maya가 수정하겠다고 합니다. “By three”는 “늦어도 3시까지”라는 뜻입니다.
- “We’ve got a problem with order 612.”
- “We need to correct the delivery note.”
- “I’ll call the customer.”
Owen We've got a problem with order 612. The delivery note is wrong.
Maya I'm sorry about that. We need to correct it.
Owen Can we send a new note today?
Maya Yes. I'll correct it and call the customer.
Owen That would be great. Thanks a lot.
Maya No problem. I'll let you know by three.
사과하고 답하기
짧은 사과 한 번이면 충분합니다. “sorry about”이나 “sorry for” 뒤에 명사를 쓰고, SORry, MIStake, deLAY를 강하게 말하며 문장 끝은 내려 주세요. 사과를 받으면 받아들이고 고맙다고 말합니다.
- “I’m sorry about the mistake.”
- “I’m very sorry for the delay.”
- “That’s OK.”
- “Don’t worry. Thanks for fixing it.”
네 부분으로 된 문제 보고 이메일
세 가지를 나눠서 쓰세요. 무엇이 잘못됐는지, 이미 무엇을 했는지, 다음에 무슨 일이 있는지입니다. “Problem” 같은 제목은 아무 정보도 주지 않으니 주문 번호와 결과를 쓰세요.
- 1. 제목: “Order 612 – corrected delivery note”
- 2. 사과와 문제: “Hello Ana, I’m sorry about the mistake on the delivery note. It said 20 chairs, but your order was for 12.”
- 3. 한 일: “I corrected the quantity and attached the new note.”
- 4. 다음 단계와 맺음말: “The chairs will arrive before Friday. Best, Maya”
자주 하는 실수
다음 실수는 금방 눈에 띕니다.
- “I correct the note yesterday.” 끝난 일은 과거형으로 씁니다: “I corrected the note.”
- “We didn’t sent it.”, “Did you checked it?” “did”와 “didn’t” 뒤에는 동사원형을 씁니다.
- “The boxes was late.” 복수 명사에는 “were”를 씁니다.
- “I corrected delivery note.” 한국어에는 관사가 없어서 “the”를 빠뜨리기 쉽습니다: “I corrected the delivery note.”
- 이미 끝난 일인데 “I will correct the note.”라고 쓰기. 끝났다고 말하세요: “I corrected the note.”
- “check-ed”처럼 두 음절로 발음하기. “checked”는 한 음절이고 /t/ 소리로 끝납니다.
하루 10분 연습 루틴
매일 같은 순서로 소리 내어 연습하세요.
- 2분: 서류 단어를 하나씩 문장에 넣어 말하세요.
- 3분: 어제 회사에서 있었던 일을 was, were, -ed 동사, didn’t를 써서 다섯 문장으로 쓰세요.
- 3분: 위의 대화를 듣고 한 줄씩 따라 말한 다음, 주문 번호와 시간을 바꿔 보세요.
- 2분: 실제 또는 가상의 실수에 대해 네 부분으로 된 이메일을 쓰세요.
다음 단계
다음은 새로운 비즈니스 상대를 만난 뒤 보내는 후속 이메일입니다. A2–B1 수준에서는 고객 불만을 담당자, 후속 조치 날짜와 함께 기록합니다.