完了、保留、次：どの報告にも共通する型
短い朝会でも顧客への週次メールでも、よい報告は、終わったこと、進捗を止めていること、次に誰が何をするかを分けて伝えます。相手が“So who is doing that?”（で、それは誰がやるんですか？）と聞き返す必要があるなら、報告はまだ終わっていません。
- “Design is finished, and we’ve tested the booking form.”：完了
- “The client hasn’t approved the text yet, so the launch is at risk.”：保留
- “I’ll call the client today, and Priya will brief the developers by Thursday.”：次のアクション
プロジェクトの語彙：名詞は動詞とセットで覚える
scheduleは作業と日付の計画、milestoneはその中の重要な節目、deadlineは作業を終えるべき最終時点です。budgetは使えるお金、resourcesは使える人、お金、時間です。これらの名詞は決まった動詞と一緒に使うので、フレーズとして覚えましょう。
- “We’ve fallen behind schedule because two testers left.”：予定より遅れる
- “We’ve added two people, so we can catch up.”：遅れを取り戻す
- “We should be back on track by the next milestone.”：計画どおりに戻る
- “We have to stay within budget, so the extra licences can wait.”：予算内に収める
- “If we delegate testing, we can still meet the deadline.”：仕事を任せる、締め切りに間に合わせる
現在完了か、過去形か
今につながる結果を時点なしで言うときは、現在完了（have/has＋過去分詞）を使います：“We’ve completed three stages.” 終わった時点を言ったり尋ねたりした瞬間に過去形になります：“We completed design on Monday.”、“When did they approve it?” yet、already、so farは現在完了の目印、yesterday、on Monday、agoは過去形の目印です。
日本語の「デザインは終わりました」はどちらの意味にもなるので、訳から時制は決められません。自分に問いかけましょう。時点を言っていますか？ 言っているなら過去形です。短い答えでは助動詞を縮めません：“Yes, we have.”が正しく、“Yes, we’ve.”とは言いません。
- “Has the client approved it yet?” “No, not yet.”
- “We’ve made the change already.”：今の結果
- “They reviewed the test results on Monday.”：終わった時点
会議で現状を報告し、仕事を割り振る
口頭の引き継ぎも同じ順番で進み、誰が何をするかで終わります。丁寧な依頼“Could you do that after the call?”（電話の後でそれをお願いできますか？）と“by four”に注目しましょう。4時ちょうどか、それより前という意味です。
Maya Where are we with the website project?
Owen Design is finished, but the client hasn't approved the text.
Maya Please call the client today. I'll update the schedule.
Owen Who will brief the developers?
Maya Could you do that after the call?
Owen Yes. I'll confirm both tasks by four.
書面にまとめる、遅れを報告する
会議の後は、同じ内容を5つの見出しで、実際の名前と日付を入れて書きましょう。悪い知らせは早めに伝え、計画を添えます：“We’ve fallen behind because testing found problems with payments. We need two more weeks, and I’d rather tell you now than miss the date.”（決済のテストで問題が見つかり遅れています。あと2週間必要で、期日を守れなくなる前に今お伝えしておきたいと思います。）
- Completed（完了）：“We’ve finished the design and the first tests.”
- At risk（リスク）：“Launch; the client hasn’t approved the text.”
- Recovery（挽回策）：“Priya calls the client today; developers get their brief on Wednesday.”
- Control（確認）：“Friday progress check against budget and deadline.”
- Decision date（判断日）：“14 March: the project lead confirms whether we are back on track.”
よくある間違い
通じはしますが、報告の正確さが下がります。
- “We have finished design on Monday.” 終わった時点があるなら過去形です：“We finished design on Monday.”
- “When have they approved it?” 時点を尋ねる質問は過去形です：“When did they approve it?”
- “We are behind the schedule.” この表現に冠詞は付きません：“We’re behind schedule.”
- “I’ll confirm until four.” 日本語の「4時までに」がby、「4時まで」がuntilにあたります。締め切りには“by”を使います：“I’ll confirm by four.” “until”は続いている状態に使います：“I’m in meetings until four.”
1日10分の練習
実際の仕事を1つ選び、声に出して練習しましょう。
- 4分：3行の現状報告（完了、保留、次）を書き、1行に時点（“on Monday”）を加えて時制を変えます。
- 3分：声に出して答えます：“Have you sent the report?” “Yes, I have.” / “No, not yet.” / “By Friday.”
- 3分：会議の会話をまねて言い、締め切りを変えてもう一度言います。
- 週1回のディスカッション：“Is a deadline a guess or a promise? Do you report a delay early or try to catch up first?”（締め切りは見込みですか、約束ですか？ 遅れたら早めに伝えますか、それともまず取り戻そうとしますか？）
次のステップ
次は、B1レベルで条件をはっきり示して製品の機能を提案する方法です。B2レベルでは、プロジェクト会議を欠席した同僚へのフォローアップを書きます。