会社の組織を表す言葉
大きな会社には、製品や地域ごとに分かれた大きな部門である “division”（事業部）があり、その中に Sales（営業）や Finance（財務）などの “department”（部署）があります。“branch” は支店です。“the board”（取締役会）が重要な決定を行い、“managing director” が会社を経営します。役割を表す表現は前置詞と一緒に覚えましょう。日本語の「〜の下で働く」「〜の直属である」にあたるのが “report to” です。
- “report to”（〜の直属である、〜に報告する） – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- “be responsible for”（〜を担当する、〜に責任を持つ。名詞か -ing を続ける） – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- “be in charge of”（〜を取り仕切る） – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- “work closely with”（〜と緊密に連携する） – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
受付で来客を迎える
よい応対には4つのステップがあります。来客を確認し、約束を確認し、セキュリティの手続きをして、次に何をするかを伝えます。“You must be …” の “must” は義務ではなく、「〜様でいらっしゃいますね」に近い確信のある推測です。“Sales is expecting you” は、担当者の準備ができているという意味です。女性の好む敬称がわからないときは、姓の前に “Ms” を付けます。日本語の「様」は名前の後ろに付きますが、英語の敬称は姓の前に来ます。“Ms Rahman” です。
会話を聞いて、両方の役を練習してみましょう。
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
who、what、when、which の疑問文
基本の語順は、疑問詞＋助動詞＋主語＋動詞です。be動詞なら “is/are”、それ以外の動詞なら “do/does” を使い、本動詞は原形にします。日本語は「来客は誰ですか」のように文末の「か」で疑問を表しますが、英語では疑問詞を文頭に置き、助動詞が必要です。限られた選択肢から選ぶときは “which” を使います。例外が1つあります。“who” が主語のときは “do” を使いません。“Who meets her at reception?”（誰が彼女を受付で迎えますか）と “Who does she meet first?”（彼女は最初に誰に会いますか）を比べてみましょう。
- “Who is the visitor?” – 人
- “What does she need?” – もの
- “When does the tour start?” – 時間
- “Which department does she need?” – 選択
丁寧な間接疑問文
来客に直接質問すると、ぶっきらぼうに聞こえることがあります。“Could you tell me …” や “Do you know …” で始め、その後は平叙文の語順にして、“do/does” は使いません。
- “Where is Reception?” → “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” → “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” → “Do you know if she needs a badge?”
動く前に詳細を確認する
名前、時間、場所は質問の形で復唱して確認しましょう。到着時間と約束の時間は分けて考えます。9時30分の打ち合わせに9時20分に着いた来客も、打ち合わせは9時30分に始まります。担当者に知らせて、座って待てる場所を案内しましょう。
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- 答え方：“Yes, that’s right.” または “Not quite. It’s at eleven.”
複数の担当者向けの訪問スケジュール
来客が複数の担当者に会う場合は、1人が計画の責任を持ち、全員に送ります。5つの項目で書き、口頭でも引き継ぎましょう。
- 状況: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- 主な情報: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- 判断または結果: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- 担当: “The office coordinator.”
- 次のステップと期限: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
よくあるミス
来客の前では、次のミスが目立ちます。
- “When the tour starts?” 助動詞を入れます。“When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” 平叙文の語順にします。“… where Reception is?”
- “She reports at the director.” 前置詞は “to” です。“She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” “with” を使います。“an appointment with the sales manager”
1日10分の練習メニュー
毎日、声に出して練習しましょう。
- 2分：“report to” と “be responsible for” を使って、自分のチームを4文で説明します。
- 3分：上の会話を1行ずつ繰り返し、その後、実際の来客と担当者の名前で言い直します。
- 2分：訪問についての質問を4つ書き、そのうち2つを “Could you tell me …?” の形に変えます。
- 3分：実際の訪問について5項目のスケジュールを書き、声に出して説明します。
次のステップ
次は、問題にも担当者と期限を決める練習です。フォローアップの日付を入れて顧客の苦情を記録します。B1レベルでは、条件をはっきり示してシステムを提案します。