役割と仕事の相手を伝える表現
最初の3つの表現には決まった前置詞があるので、まとめて覚えましょう。“work” の後の前置詞で意味が変わります。“I work for a bank（雇用主）, in Compliance（部署）, with two lawyers（一緒に働く人）, on fraud cases（担当業務）.”
- deal with – 対応する、処理する: “I deal with delivery complaints.”
- be responsible for – …の責任者である: “She’s responsible for the monthly sales report.”
- report to – …の指示を受ける、…に報告する: “I report to the regional operations director.”
- contact – 仕事で連絡を取る相手: “My contact in Finance can confirm the payment.”
- workload – 抱えている仕事の量（業務量）: “My workload is heavy this month.”
役割は現在形、今週のことは現在進行形
ふだんの業務は現在形で言います。“I manage twelve client accounts.” 今起きていることや、限られた期間だけのことには am/is/are + -ing を使い、“this week” や “until Friday” とよく一緒に使います。“I usually deal with supplier calls, but this week I’m covering client calls too.” 日本語では「銀行で働いています」のように変わらない仕事にも「〜ています」を使うため、英語でも進行形にしがちです。変わらない仕事は “I work for a bank.” です。“need” のような状態を表す動詞は現在形のままです。“I need more time.”
- “We’re reviewing the workload.” – 今進行中のこと
- “She isn’t taking calls today.” – 否定文、今日だけ
- “Are they meeting a client?” – 疑問文では am/is/are が主語の前
- “I’m working from Porto this week.” – 一時的な状況
同僚の不在中に緊急の電話を分担する
問題を述べ、事実を示し、見直す日を決めて1つの変更に合意しましょう。“You’re handling …”（一時的な状況）、“Let’s divide …”（提案）、“I’ll take …”（その場で引き受ける申し出）に注目してください。
Maya Why is the regional team missing deadlines?
Owen You're handling three offices and too many supplier calls while a colleague is away.
Maya What can we change this week?
Owen Let's divide urgent calls by region. I'll take the northern region, and you can keep the other two. We'll review the workload on Friday.
電話を受けて内容を確認する
仕事の電話は、あいさつと会社名、取り次ぎの依頼、相手の名前と用件（“I’m calling about …”）、伝言の順に進みます。電話番号は1桁ずつ、区切って言います。079 44 621 は “zero seven nine, double four, six two one” です。“Could you spell your surname?” と尋ね、聞き間違えやすい文字は単語を添えて伝え（“That’s B as in Berlin.”）、最後に確認しましょう。“Let me read that back.” 日本語話者は L と R、B と V を聞き分けにくいことが多いので、これらの文字には特に単語を添えましょう。
Maya Good morning. Northline Tools.
Ms Rahman Could I speak to Lina Park, please?
Maya Who's calling?
Ms Rahman Amira Rahman from Delta Foods. I'm calling about Tuesday's visit.
Maya She's in a meeting. Can I take a message?
Ms Rahman Yes, please ask her to call me before four.
短い連絡計画を書く
同僚の不在中は、5つの項目からなる計画があれば電話の対応漏れを防げます。すべての作業に担当者を決めましょう。
- 状況: “The regional team is missing deadlines while a colleague is away.”
- 主な情報: “I coordinate three regional offices; my colleague manages twelve client accounts.”
- 決定: “We’re dividing urgent calls by region: my colleague takes the north, and I keep the other two.”
- 担当者: “My colleague and I.”
- 次のステップと期限: “We’ll review the workload on Friday afternoon.”
よくあるミス
次のミスがあると、役割がはっきり伝わりません。
- “I’m reporting to the operations director.” 変わらない役割は現在形です。“I report to the operations director.”
- “She not taking calls today.” am、is、are を入れます。“She isn’t taking calls today.”
- “I’m responsible of the report.” 前置詞は “for” です。“I’m responsible for the report.”
1日10分の練習メニュー
声に出して、この順番で練習しましょう。
- 3分：仕事を4文で説明します。責任、上司、一緒に働く人、対応している仕事です。
- 2分：今週いつもと違うことを3つ言います。“This week I’m …”
- 2分：電話番号を3つ区切って言い、自分のフルネームのつづりを言います。
- 3分：2つの会話をもう一度聞いて1行ずつ繰り返し、自分の名前で電話を受けてみましょう。
次のステップ
次は、製品テストの結果を報告し、根拠からは言えないことも伝える練習です。その後、複数の担当者が迎える来客の予定を立てます。B1レベルでは、条件と見直しの日程が明確な提案を書きます。