먼저 상황을 묻고, 들은 내용을 확인하기
한 번에 한 분야씩 다루고, 열린 질문(“How far are we with training?”)을 한 뒤, 결정하기 전에 들은 내용을 자기 말로 다시 정리하세요. 이 녹음에서는 프로젝트 리더가 여섯 개 창고의 센서 설치 상황을 점검합니다.
듣고 답해 보세요. 진짜 문제는 무엇인가요? (장비가 늦었지만 이제 도착 날짜가 확정되었습니다.)
Maya Let’s start with hardware. Owen, how does your side of things look?
Owen Four depots are complete. The supplier missed the final-batch deadline on 29 April, but it has just sent tracking data showing delivery on 10 May.
Maya So what you’re saying is that the equipment is late, but we now have a confirmed arrival date?
마감과 예산을 말하는 연어 표현
프로젝트 영어는 정해진 동사 + 명사 조합으로 말합니다. “마감을 놓치다”는 그대로 “miss the deadline”이고, “예산을 초과하다”는 “pass the budget”이 아니라 “go over budget”입니다. 서면에서는 “exceed the budget”도 씁니다. 각 표현을 원인과 결과와 함께 익히세요.
- miss the deadline – 마감을 놓치다: “The supplier missed the 29 April delivery deadline, so installation paused.”
- fall behind schedule – 일정보다 늦어지다: “Training fell behind schedule because managers had not confirmed staff availability.”
- stay on track – 계획대로 진행되다: “Daily installation checks helped the first four depots stay on track.”
- run into problems – 예상치 못한 문제에 부딪히다: “The engineers ran into problems when concrete walls blocked the signal.”
- go over budget – 예산을 초과하다: “The pilot went over budget when the team ordered three extra gateways.”
현재완료일까, 과거시제일까?
한국어의 “-었-”은 끝난 과거와 지금의 결과를 모두 나타내지만, 영어는 둘을 나눕니다. 끝난 시점(날짜, “last week”, “in February”)을 말하면 과거시제, 끝난 시점 없이 지금의 결과를 말하면 현재완료를 씁니다. 보고에는 둘 다 필요할 때가 많습니다: “We spent eight thousand pounds of the reserve in February. Since then, we have stayed within the revised plan.”
- “The supplier has missed a delivery, so installation cannot continue today.” – 지금의 결과
- “So far this week, we have installed forty-two sensors.” / “We installed eighteen sensors last week.” – 이어지는 기간과 끝난 기간
결정에 정중하게 이의 제기하기
반대하면서도 논의를 열어 두려면 각 표현 뒤에 근거나 진짜 질문을 붙이세요. 토론해 보세요: 프로젝트가 늦어질 것 같다면 고객에게 언제 알려야 할까요?
- “I take your point, but is that the only way forward?” – 일리 있는 말씀이지만, 그게 유일한 방법일까요?
- “I’m not entirely convinced. Have we checked the security standard?” – 완전히 납득되지는 않습니다.
- “Is that really the case? Four managers have already confirmed.” – 정말 그런가요?
- “That’s not an ideal solution because it removes our reserve.” – 이상적인 해결책은 아닙니다.
- “Sorry, but I’m not sure I agree.” – 죄송하지만 동의하기는 조금 어렵습니다.
결정, 담당자, 점검일
결정을 소리 내어 말하고, 업무마다 담당자 한 명과 시간을 정하며 마무리하세요. “Owns”는 책임을 맡기는 말이고, “flag”는 미리 알린다는 뜻이며, “checkpoint”는 진행 상황을 점검하는 날짜입니다.
Maya Then our decision is to keep the 31 May launch, use the approved loan gateways and run two training sessions. Owen owns the training confirmations; I’ll review delivery tracking at noon tomorrow.
Owen Agreed. I’ll circulate the action note today and flag any change before our Friday checkpoint.
회의에 빠진 사람에게 보내는 후속 메일
그 사람에게 필요한 것은 회의록이 아니라 결과입니다. 다섯 단계로 130–160단어를 쓰고, “tomorrow”는 날짜로 바꾸세요.
- 현황: “We are still on track for the 31 May launch.”
- 근거: “The supplier missed its 29 April deadline but has now confirmed delivery on 10 May.”
- 위험과 대응: “Training is the main open risk, so we will run two online sessions on 15 and 16 May.”
- 담당자: “Owen will collect final numbers by noon on 7 May; I will review delivery tracking then.”
- 점검일: “Please flag any change before Friday’s checkpoint.”
자주 하는 실수
업데이트를 모호하게 하거나 틀리게 만드는 실수입니다.
- “We have missed the deadline on 29 April.” 날짜가 있으면 “We missed …”입니다.
- “When have you finished the pilot?” “When did you finish …?”로 물으세요.
- “We passed the budget.” “We went over budget.”라고 하세요.
- “We are behind the schedule.” 관사 없이 “behind schedule”입니다.
- “It will be dealt with soon.” 이름과 시간을 넣으세요.
하루 10분 연습
업무 속 실제 프로젝트로 연습하세요.
- 3분: 세 문장으로 보고하세요. 날짜가 있는 과거시제 하나, 현재완료 결과 하나, 위험 하나.
- 4분: 지난 회의에 빠진 사람에게 보낼 후속 메일을 쓰세요.
- 3분: 마무리 대사를 소리 내어 말한 뒤 결정과 점검 요일을 바꿔 보세요.
다음 단계
다음은 근거와 시범 운영의 한계를 구분하는 제품 제안 후속 메일입니다.