두 단계: 시간을 잡아 두고, 그다음 확정하기
회의를 “pencil in”한다는 것은 연필로 적어 둔다는 뜻으로, 아직 지울 수 있다는 의미입니다. 가예약은 조건 하나가 남아 있는 동안 시간을 지켜 줍니다. 여기서는 항공편과 기차가 조건이고, 확인 메일로 그 조건이 해소됩니다.
듣고 답해 보세요. 통화가 끝날 때 회의는 확정되었나요? 위험 요약은 누가 보내고, 마야는 언제까지 확정하나요? (아니요, 회의실만 잡아 두었습니다. 마야가 보내고, 세 시까지 확정합니다.)
Maya Hello Owen. I’m calling about a first planning meeting for the Helsinki launch.
Owen Good to hear from you. Would Tuesday afternoon suit you?
Maya Possibly. My flight lands at twelve thirty. Could we pencil in two o’clock provisionally?
Owen Yes. I’ll hold the room until four today. Can you confirm after checking the airport train?
Maya Certainly. I’ll confirm by three and send the risk summary beforehand.
Owen Perfect. I’ll send the visitor details now.
정중하게 시간을 제안하고 잡아 두기
“Would … suit you?”는 결정을 상대에게 맡기기 때문에 “Is Tuesday OK?”보다 정중하게 들립니다. 한국어의 “화요일 괜찮으세요?”를 그대로 옮기기보다 이 표현을 쓰면 이메일에서도 자연스럽습니다. “Possibly.”는 조건이 뒤따른다는 신호이고, “hold”는 잠시 잡아 둔다는 뜻입니다. 처음 보내는 이메일은 목적으로 시작하세요: “I’m writing to introduce myself and suggest a meeting.”
- “Would Tuesday afternoon suit you?” – 화요일 오후 괜찮으실까요?
- “Could we pencil in 14:00 provisionally?” – 14시로 가예약해 둘 수 있을까요?
- “Could we pencil in Thursday morning until Finance confirms?” – 재무팀이 확인할 때까지 목요일 오전으로 잡아 둘까요?
- “Could you send a short agenda beforehand?” – 미리 간단한 안건을 보내 주시겠어요?
계획, 시간표, 조건에 맞는 시제
when, as soon as, after, until 같은 시간 접속사 뒤에서는 미래 일이라도 “will”이 아니라 현재형이나 현재완료를 씁니다. 한국어 “확인할 때”의 미래 느낌 때문에 “when I will check”라고 말하기 쉽습니다. “확인되는 대로 연락드리겠습니다”는 “I’ll confirm as soon as I’ve checked”가 됩니다. 시간표는 현재형, 개인 약속은 현재진행형으로 말합니다.
- “I’ll confirm as soon as I’ve checked my travel arrangements.” – 시간 접속사 + 현재완료
- “I’ll call when I arrive.” – 시간 접속사 + 현재형
- “The train leaves at 18:10.” – 시간표
- “I’m meeting the design lead tomorrow.” – 개인 약속
- “I’ll send the visitor details now.” – 말하는 순간의 결정
다섯 단계로 쓰는 확인 이메일
확정 메일은 80–100단어면 됩니다. 한 문장에 한 가지 역할, 모든 약속에 시간을 붙이세요. 제목 예시: “Helsinki launch meeting: Tuesday 14:00”.
“I’m pleased to confirm”은 따뜻하면서도 격식 있는 표현이고, “I hereby confirm”은 계약서처럼 딱딱합니다. 이메일과 전화 중 무엇이 좋을까요? 조건이 남아 있을 때는 전화가 빠르고, 모든 것이 정해지면 이메일이 기록이 됩니다.
- 확정: “I’m pleased to confirm our first planning meeting for the Helsinki launch at 14:00 on Tuesday in Meeting Room 4.”
- 조건 해소: “I have checked the airport train and expect to arrive by 13:30.”
- 기한이 있는 준비: “I will send the one-page risk summary before 10:00 on Tuesday.”
- 감사: “Thank you for arranging the visitor details.”
- 비상 계획: “If my flight is delayed, please contact me on my direct number below.”
번호와 정보 되읽기
전화를 끊기 전에 연락처를 들은 그대로 묶어서 다시 읽어 주세요.
- “Could I have Leo’s direct number and the best email for the invitation?” – 레오의 직통 번호와 초대장을 보낼 이메일을 알려 주시겠어요?
- “Let me read the number back: zero two zero, seven nine four six, one eight three zero.” – 번호를 다시 읽어 드릴게요.
자주 하는 실수
확인 메일을 모호하게 하거나 조금 무례하게 들리게 하는 실수입니다.
- “I’ll confirm when I will check the train.” “when I’ve checked”로 고치세요.
- “Does Tuesday suit to you?” “to”는 필요 없습니다: “Does Tuesday suit you?”
- “Could you send an agenda before?” 문장 끝에는 “beforehand”나 “before the meeting”을 쓰세요.
- 가예약한 회의에 “The meeting is confirmed.”라고 쓰기. 조건을 확인하기 전까지는 “provisionally”라고 하세요.
- “I’ll send it soon.” 기한을 주세요: “before 10:00 on Tuesday”.
하루 10분 연습
이번 주의 실제 회의로 연습하세요.
- 2분: 자신의 요일과 시간으로 잡아 두는 표현을 말하세요: “Would … suit you?”, “Could we pencil in … provisionally?”, “I’ll confirm as soon as I’ve …”.
- 3분: 다섯 단계로 80–100단어 확인 메일을 쓰고, “when” 뒤에 “will”이 없는지 확인하세요.
- 2분: 전화번호를 묶음으로 되읽고 녹음하세요.
- 3분: 통화를 한 줄씩 따라 말한 뒤 요일, 시간, 이유를 바꿔 보세요.
다음 단계
다음은 회의에 빠진 사람에게 보내는 프로젝트 업데이트, 그리고 공급업체 방문에서 무엇을 확인할지 설명하는 이메일입니다.