ビジネス書類：order form、invoice、receipt、delivery note
“invoice” と “receipt” は混同しやすい単語です。“invoice” は支払いを求める請求書、“receipt” は支払いが済んだことを示す領収書です。“receipt” の “p” は発音しません。
- “order form”（注文書）：“The customer sent an order form.”
- “invoice”（請求書）：“The invoice has the wrong total.”
- “receipt”（領収書、レシート）：“Keep the receipt.”
- “delivery note”（納品書、商品と一緒に届く明細）：“Check the boxes against the delivery note.”
何が間違っていたか：was、were と -ed 動詞
日本語の「〜だった」は主語が1つでも複数でも変わりませんが、英語の “be” 動詞は変わります。I、he、she、it と単数の名詞には “was”、you、we、they と複数の名詞には “were” を使います。“The order was correct.”、“The boxes were late.” 規則動詞は -ed を付けます。checked、printed、called。-e で終わる動詞は -d だけを付け（apologized）、子音 + y は -ied になります（copied）。
-ed を独立した音節として発音するのは、t または d の音の後だけです。“printed” と “corrected” はそう発音しますが、“checked” と “called” は1音節です。
- “The delivery note was wrong.”
- “The chairs were in the warehouse.”
- “I entered twenty chairs.”
疑問文と否定文：did と didn’t
疑問文と否定文では “did” が過去を表すので、動詞は原形に戻ります。日本語は文末の「か」で質問になりますが、英語は “Did” を文頭に置きます。“be” 動詞には “did” は要りません。
- “Did you check the stock?” – “Yes, I did.”
- “We didn’t send a new invoice.”
- “Was the delivery note correct?” – “No, it wasn’t.”
同僚に問題を伝える
お客様に書く前に、同僚と対応を決めましょう。問題を伝え、必要なことを言い、時間を決めて連絡を約束します。この会話では、Owenが納品書の間違いを伝え、Mayaが直すと答えます。“By three” は「遅くとも3時までに」という意味です。
- “We’ve got a problem with order 612.”
- “We need to correct the delivery note.”
- “I’ll call the customer.”
Owen We've got a problem with order 612. The delivery note is wrong.
Maya I'm sorry about that. We need to correct it.
Owen Can we send a new note today?
Maya Yes. I'll correct it and call the customer.
Owen That would be great. Thanks a lot.
Maya No problem. I'll let you know by three.
おわびとその返し方
おわびは短く1回で十分です。“sorry about” または “sorry for” の後に名詞を続け、SORry、MIStake、deLAY を強く言い、文末は下げます。おわびを受けたら受け入れて、お礼を言いましょう。
- “I’m sorry about the mistake.”
- “I’m very sorry for the delay.”
- “That’s OK.”
- “Don’t worry. Thanks for fixing it.”
4つの部分からなるトラブル報告メール
3つのことを分けて書きましょう。何が間違っていたか、すでに何をしたか、次に何が起きるかです。“Problem” のような件名では何も伝わらないので、注文番号と結果を書きます。日本語のビジネスメールは「お世話になっております」などの決まった前置きで始まりますが、英語では “Hello Ana,” の後すぐにおわびと本題に入ります。
- 1. 件名：“Order 612 – corrected delivery note”
- 2. おわびと問題：“Hello Ana, I’m sorry about the mistake on the delivery note. It said 20 chairs, but your order was for 12.”
- 3. したこと：“I corrected the quantity and attached the new note.”
- 4. 次の対応と結び：“The chairs will arrive before Friday. Best, Maya”
よくあるミス
次のミスはすぐに目に付きます。
- “I correct the note yesterday.” 終わったことは過去形で書きます。“I corrected the note.”
- “We didn’t sent it.”、“Did you checked it?” “did” と “didn’t” の後は動詞の原形です。
- “The boxes was late.” 複数の名詞には “were” を使います。
- “I corrected delivery note.” 日本語には冠詞がないので “the” を落としがちです。“I corrected the delivery note.”
- もう終わっているのに “I will correct the note.” と書くこと。終わったと伝えましょう。“I corrected the note.”
- 「チェックド」のように母音を足して発音すること。“checked” は1音節で、/t/ の音で終わります。
1日10分の練習メニュー
毎日同じ順番で、声に出して練習しましょう。
- 2分：書類の単語をそれぞれ1つの文の中で言います。
- 3分：昨日の仕事について、was、were、-ed 動詞、didn’t を使って5つの文を書きます。
- 3分：上の会話を再生し、1行ずつ繰り返したら、注文番号と時間を変えて言います。
- 2分：実際の、または架空のミスについて、4つの部分からなるメールを書きます。
次のステップ
次は、新しいビジネスの相手と会った後に送るフォローアップメールです。A2–B1レベルでは、お客様の苦情を担当者とフォローアップの日付とともに記録します。