كيف تكتب تقرير حادثة واضحًا بالإنجليزية؟ المستوى C1 (المتقدم): it وthis وthat، والحقائق المؤكدة وشرط تفعيل الخطة البديلة

في سجل الحادثة يجب أن يشير كل “it” و“this” و“that” إلى شيء واحد فقط. استخدم “it” لمتابعة الموضوع الرئيسي، و“this” أو “that” للإشارة إلى ما قيل للتو، وسمِّ الاسم بوضوح عندما تكون هناك مشكلتان، مثل “the A17 batch fault” لا “the fault”. افصل الحقائق المؤكدة عن الأسباب غير المؤكدة، وحدّد لكل إجراء مسؤولًا ووقتًا. هذا الموضوع في المستوى C1 (المتقدم)، وهو لمن يبلّغ عن الحوادث إلى الزملاء أو العملاء أو الجهات الرقابية. تكفي 15 دقيقة يوميًا.

لمن هذا المقال؟

العاملون في التشغيل والجودة وتقنية المعلومات والامتثال الذين يكتبون سجلات الحوادث وتحديثات الحالة وسجلات القرار التي يعمل بها غيرهم.
المديرون الذين يُطلعون زملاءهم في بلدان أخرى على الوضع هاتفيًا أثناء تعطل العمل ولا يحتملون أي سوء فهم.
كل من تعود تحديثاته بسؤال «أيّهما تقصد؟» أو «هل هذا مؤكد؟».
ما زال الوقت مبكرًا: إذا كان فصل الحقائق المؤكدة عن المخاطر المفتوحة في مذكرة قصيرة ما زال صعبًا، فابدأ بموضوع المستوى B1 عن مذكرة حادثة أمنية أو موضوع المستوى B2 عن سجل مكالمة خدمة.
سهل جدًا: إذا كانت إحالاتك دقيقة بالفعل، فانتقل إلى تسجيل خلاف بين فريقين بتراكيب التوكيد، أو إلى الظروف التي تمنع المقترح من المبالغة في نتائج التجربة.

افتح الصفحات النموذجية

بطاقات الكلمات

stakeholders

identify who benefits and carries risk

Name affected groups before selecting the response.

evidence boundary

state what the current evidence cannot prove

Keep forecasts separate from observed outcomes.

fallback

define what happens if the plan fails

Assign a trigger and a recoverable alternative.

review

state when and how the next decision occurs

Name measures, owner and date.

المحادثة

Maya We have confirmed that batch A17 left the site, and batch B18 is still in quarantine. The fault affected three customers, but the root cause is not yet known.

Owen When you say the fault affected three customers, do you mean the A17 batch fault or the wider system fault?

Maya A17 affected three customers. The system fault delayed twelve other orders but did not change their contents.

Owen Then I’ll contact the three affected customers and hold the wider notice until Legal confirms it.

Maya Agreed. I’ll issue the recall by 14:00, and we’ll reconvene at 16:30 with test results.

تركيب الجملة

it: neutral continuation

pronoun reference. refer back to the main topic without special emphasis

The backup process is verified. It can handle priority medicines.

this/that: emphatic reference

pronoun reference. draw attention to what was just said

A17 reached three customers. That requires immediate contact.

this: new or especially relevant

pronoun reference. present a close, important point

This is the immediate risk: the root cause remains unknown.

it: main topic / this or that: last topic

reference contrast. separate the continuing main topic from the most recently mentioned detail

The recall follows the incident plan. It is limited to A17; that is the batch named in the last test.

this: near / that: distant

reference contrast. mark closeness or distance in space, time or thought

This customer statement needs approval; that earlier draft contained speculation.

he, she, they

personal pronouns. refer neutrally to previously named people or plural things

Maya called the customers; she recorded their responses.

these / those

plural demonstratives. add emphasis or mark near versus distant plural referents

These results are current; those from last year used another sensor.

this: forward reference

pronoun reference. point forward to new information that follows

This is the decision: we will recall A17 and continue verified priority dispatch.

تدريبات إضافية

Analyse the evidence

Maya and Owen review the case documents at a desk.

At 09:10, a temperature sensor at Northbank Health reported an invalid reading. Batch A17 had already left the warehouse for three customers; batch B18 remained quarantined. Twelve unrelated orders were delayed when staff stopped the whole dispatch system. Engineers have not confirmed whether the sensor, calibration file or network caused the fault. The crisis team must protect customers, maintain priority supply, brief international colleagues clearly on a teleconference and decide the scope of recall and public statement.

Write the decision record

Subject: A17 incident — confirmed actions and next review

At 09:10, the outbound temperature sensor reported an invalid reading. Batch A17 had already left for three customers; B18 remained in quarantine. This distinction controls the response. Maya will issue the A17 recall by 14:00, and Owen is contacting its three recipients. The twelve other delayed orders were not exposed to the same temperature concern, so they will move through the verified backup process.

The root cause remains under investigation. Engineering is testing the sensor, calibration file and network separately. Legal will review the customer statement by 13:30 so that it can go out with the recall. Owen will confirm receipt with all three affected customers and record whether replacement stock is required.

Manual dispatch will continue for priority medicines. Such orders require two-person verification until the sensor test passes. If another invalid reading appears, all outbound batches will be held and the incident will be escalated to the executive team.

Customer-facing language will distinguish the confirmed batch exposure from the unconfirmed technical cause and will express care without assigning blame.

We will reconvene at 16:30. Please correct the factual timeline in the incident record before 15:30.

Changed-constraint transfer

Maya A payroll provider sent incorrect net-pay figures to eighty staff, but no money has moved.

Owen That affects personal data and trust, although the calculation cause is unconfirmed.

Maya I’ll notify the affected staff and quarantine the file; can you test tax and bank inputs separately?

Owen Yes. We’ll reconvene at 11:30 before deciding whether regulators need a notice.

Create the action brief

At 08:20, the payroll provider sent payslip previews with incorrect net-pay figures to eighty employees. No salary payment has been released. The error may sit in the tax table, employee import or payroll rule. Draft a decision record that separates confirmed exposure from possible cause, assigns employee communication and technical tests, defines the regulatory decision gate and sets the 11:30 review.

Audit the incident record

stakeholders

identify who benefits and carries risk

Name affected groups before selecting the response.

evidence boundary

state what the current evidence cannot prove

Keep forecasts separate from observed outcomes.

fallback

define what happens if the plan fails

Assign a trigger and a recoverable alternative.

review

state when and how the next decision occurs

Name measures, owner and date.

تعلّم هذه الوحدة

كيف تريد أن تتعلّم؟

لديك حساب؟

يفتح الحساب المجاني وحدة واحدة تبقى مفتوحة دائمًا.

كلمة واحدة وعطلان

هنا تشترك مشكلتان في كلمة واحدة: دفعة غادرت الموقع، ونظام شحن توقف. وسؤال واحد يفصل بينهما.

استمع ثم أجب: أي عطل أثّر في ثلاثة عملاء، ومن سيتواصل معهم؟ (عطل الدفعة A17؛ أوين.)

Maya We have confirmed that batch A17 left the site, and batch B18 is still in quarantine. The fault affected three customers, but the root cause is not yet known.

Owen When you say the fault affected three customers, do you mean the A17 batch fault or the wider system fault?

Maya A17 affected three customers. The system fault delayed twelve other orders but did not change their contents.

Owen Then I’ll contact the three affected customers and hold the wider notice until Legal confirms it.

Maya Agreed. I’ll issue the recall by 14:00, and we’ll reconvene at 16:30 with test results.

“it” و“this” و“that”: ثلاث وظائف مختلفة

تتابع “it” الموضوع الرئيسي من دون تأكيد. أما “this” و“that” فتشيران إلى ما قيل للتو، وغالبًا إلى جملة كاملة، وتمنحانه وزنًا؛ توحي “this” بالقرب أو الجِدّة، و“that” بشيء من البعد. وبخلاف “that” يمكن لـ“this” أن تشير أيضًا إلى ما سيأتي. في العربية لكل اسم جنس، فيسهل أن تشير إلى النظام أو الشركة بـ“he” أو “she”، أما في الإنجليزية فالأشياء “it”. وقد يُستغنى في العربية عن الضمير لأن الفعل يدل عليه، أما الجملة الإنجليزية فتحتاج إلى فاعل ظاهر.

“The backup process is verified. It can handle priority medicines.” – الموضوع نفسه مستمر.
“A17 reached three customers. That requires immediate contact.” – الواقعة التي ذُكرت للتو كلها.
“The recall follows the incident plan. It is limited to A17; that is the batch named in the last test.” – الموضوع الرئيسي أولًا، ثم آخر تفصيل.
“These results are current; those from last year used another sensor.” – الجمع: القريب مقابل البعيد.
“This is the decision: we will recall A17 and continue verified priority dispatch.” – تشير إلى ما سيأتي.

سمِّ الاسم عندما يتنافس شيئان

تُلزم “This” المنفردة القارئ بالبحث إلى الوراء، فأضف اسمًا يلخّص الفكرة: “This distinction controls the response.” وإذا كانت “the fault” أو “the notice” تحتمل معنيين، فسمِّ كل واحد مرة واحدة والتزم بالاسم. وفي المكالمة تحقّق من المقصود قبل أن تتصرف.

غامض: “This caused delays.” واضح: “This shutdown delayed twelve unrelated orders.”
“Can I just check: we are now talking about the customer notice?” – التحقق من الموضوع المطروح
“You’re saying that B18 can remain quarantined?” – التحقق من فهمك لكلام الآخر
“Am I right in saying that the general opinion is to recall A17 only?” – تأكيد الرأي العام للمجموعة

صفات تقدير المخاطر: الحكم على الاستجابة

تمدح “bold” (جريء) مخاطرة مدروسة، وتنتقد “rash” (متسرّع) و“reckless” (متهوّر) و“imprudent” (غير حصيف)، أما “risk-averse” (متجنّب للمخاطر) فتصف موقفًا وليست سلبية دائمًا. للنقاش: هل ينبغي للشركة أن تعتذر قبل أن تعرف السبب؟

“Holding twelve unrelated verified orders may be over-cautious.” – حذر مفرط
“Two-person verification is a prudent temporary safeguard.” – حصيف
“The team made a bold but reversible decision to continue manual dispatch.” – قرار جريء لكنه قابل للتراجع
“A company-wide shutdown would be a rash response to one invalid sensor reading.” – متسرّع
“It would be reckless to hide the three affected deliveries.” – متهوّر
عبارات مفيدة أيضًا: “take ownership of” (يتحمل مسؤولية)، و“express care for” (يُبدي الاهتمام بـ).

تعلّم هذه الوحدة بطريقتك

سجل القرار في ست خطوات

السجل الجيد يفصل المؤكد عن غير المؤكد، ويجعل القرار التالي متوقعًا.

حقائق مع أوقاتها: “At 09:10, the outbound temperature sensor reported an invalid reading. Batch A17 had already left for three customers.”
ما يوجّه الاستجابة: “This distinction controls the response.”
المسؤولون: “Maya will issue the A17 recall by 14:00, and Owen is contacting its three recipients.”
المجهول: “The root cause remains under investigation.”
شرط التفعيل: “If another invalid reading appears, all outbound batches will be held.”
المراجعة: “We will reconvene at 16:30.”

أخطاء شائعة

هذه الأخطاء تجعل السجل ملتبسًا أو قاطعًا أكثر من اللازم:

كتابة “It affected three customers.” بعد ذكر دفعة ونظام. سمِّ المقصود: “The A17 batch fault …”
الإعلان عما سيأتي بـ“That is the decision: …”. الصواب “This is the decision: …”.
كتابة “The sensor caused the fault.” قبل الاختبار. قل “The cause has not been confirmed.”
“Is limited to A17.” الجملة الإنجليزية تحتاج إلى فاعل: “It is limited to A17.”
“We will reconvene later.” حدّد وقتًا: “at 16:30”.

تدريب يومي لمدة 15 دقيقة

تدرّب على حادثة حقيقية من عملك أو على هذه الحالة: أرسلت شركة رواتب إلى ثمانين موظفًا معاينات بصافي أجر خاطئ، ولم يُصرف أي مبلغ بعد.

3 دقائق: اذكر الحقائق، ثم كوّن جملة بـ“it” وأخرى بـ“this” مع اسم وثالثة بـ“that”.
7 دقائق: اكتب سجلًا من 170 إلى 200 كلمة في ست خطوات.
3 دقائق: ناقش بصوت عالٍ هل يجب إبلاغ الجهة الرقابية الآن، مستخدمًا “With respect, …”.
دقيقتان: كرّر المكالمة جملة جملة.

الخطوة التالية

بعد ذلك: تراكيب التوكيد والتقديم والتأخير لتسجيل خلاف بين فريقين عند تسليم العمل، ثم ظروف مثل “quite” و“not absolutely”.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين “it” و“this” في الكتابة بالإنجليزية؟

تتابع “it” الموضوع الرئيسي من دون تأكيد. أما “this” فتلفت الانتباه إلى ما قيل للتو، وغالبًا إلى فكرة كاملة، وتكون أوضح مع اسم: “This delay affects twelve orders.” وبخلاف “that” يمكن لـ“this” أن تشير إلى ما سيأتي.

كيف أكتب تقرير حادثة بالإنجليزية؟

اذكر الحقائق المؤكدة مع أوقاتها، والمسؤولين مع مواعيدهم، وما لا يزال مجهولًا. ثم أضف الشرط الذي يفعّل استجابة أوسع وموعد المراجعة التالية، في نحو 170 إلى 200 كلمة.

ما الفرق بين “prudent” و“over-cautious”؟

تمدح “prudent” حكمًا متأنيًا يراعي العواقب المستقبلية. أما “over-cautious” فتنتقد حذرًا يتجاوز ما يتطلبه الموقف.