同僚あての電話に出る
部署名と名前で電話に出ましょう：“Sales. Maya speaking.” 日本の職場の「はい、営業部の○○です」と同じ順番なので、相手は正しい部署につながったとすぐに分かります。探している人がいなければ、理由を短く伝えて伝言を申し出ます。
下の会話では、別の部署の同僚が電話をかけてきます。聞いてから、1文ずつ繰り返しましょう。
- “She’s out.” – 外出中です
- “He’s in a meeting.” – 会議中です
- “She’s on another call.” – ほかの電話に出ています
Maya Sales. Maya speaking.
Owen Hi Maya, it's Owen from logistics. Can I speak to Lina, please?
Maya I'm sorry, she's out. Can I take a message?
Owen Yes. I'm calling about two new desks. Please ask her to call me back.
電話メッセージの4つの要素
よい伝言メモがあれば、同僚はあなたに聞き直さずにすぐ対応できます。要素は4つで、それぞれ数語で十分です。用件（reason）は電話の目的、依頼（message）は相手が同僚にしてほしいことです。1行に1つずつ書き、同じ名前の人がいるかもしれないので、相手の名前の横に部署名か会社名を添えましょう。
上の電話から書いたメモです：
- Caller: Owen Hart (logistics)
- Reason: two new desks
- Message: Please call Owen back.
- Number: 074 618 205
自分が電話をかけて伝言を残すとき
相手が不在なら、同じ4つの要素を伝えます。電話では“I’m Owen.”より“It’s Owen.”や“This is Owen.”と名乗るのが一般的です。用件には“about”を使います。
- “Hi, it’s Owen from logistics.” – もしもし、物流部のオーウェンです。
- “I’m calling about two new desks.” – 新しい机2台の件でお電話しました。
- “Please ask her to call me back.” – 折り返しお電話をいただけるようお伝えください。
番号を聞いて、読み上げて確認する
“Go ahead with your number.”（番号をどうぞ。）か“What’s your number?”と聞きます。書き取ったら、“So that’s …”で同じ区切りのまま読み上げましょう。相手は“That’s right.”と答えるか、訂正してくれます。
数字は1桁ずつ言い、区切りで少し間を空けます。日本語のように区切りに「の」を入れる必要はありません。0は“zero”か“oh”です。聞き逃したら“Sorry, can you repeat that?”と聞きましょう。
Maya Go ahead with your number.
Owen It's zero seven four, six one eight, two zero five.
Maya So that's zero seven four, six one eight, two zero five.
Owen That's right. Thanks.
部署名：相手はどこの部署？
社内からの電話では、相手は部署名を名乗ります：“It’s Owen from logistics.” 強く読む音節をはっきり言いましょう。電話では強勢が単語を聞き取る手がかりになります。カタカナ語の「ロジスティクス」のように全部の音を同じ強さで言うと伝わりにくいので、GISを強く言います。
- sales – 営業
- logistics (lo-GIS-tics) – 物流、モノを運ぶ部署
- production (pro-DUC-tion) – 生産、製品を作る部署
- finance – 財務、お金を担当する部署
- human resources (HR) – 人事、採用と社員の担当
- IT – 技術の担当。2文字とも読みます：“eye-tee”
- “Which department do you work in?” – “I work in finance.”
チームを説明する：“we make”、“they don’t sell”
チームや会社が何をしているかは、現在形（present simple）で言います。I、you、we、theyのとき、動詞に-sはつきません。否定文は“don’t”を入れ、疑問文は“Do”で始めます。1つなら“there is”、2つ以上なら“there are”です。heとsheのときは-sがつきます：“Owen works in logistics.”
- “We make office furniture.” – 私たちはオフィス家具を作っています。
- “They don’t sell food.” – その会社は食品を売っていません。
- “Do you work in sales?” – “Yes, I do.”
- “What do they make?” – その会社は何を作っていますか？
- “There is one factory.” / “There are two offices.” – 工場が1つあります。／オフィスが2つあります。
よくある間違い
電話でトラブルのもとになる間違いです。
- “Please ask her to call back me.” 代名詞は真ん中に入ります：“call me back”。
- “Can I take message?” 日本語には冠詞がないので落としがちです：“Can I take a message?”
- “Who are you?”は電話では失礼に聞こえます。“Who’s calling, please?”と聞きましょう。
- 番号を読み上げないこと：1桁違うだけで、同僚は別の人に電話してしまいます。
- “We works in sales.” / “Does you work …?” weとyouなら“We work …”、“Do you work …?”です。
1日10分の練習メニュー
自分の仕事で使う番号や部署名を使って、声に出して練習しましょう。
- 3分：電話の会話を聞いて1文ずつ繰り返し、伝言を受ける側として答えてみましょう。
- 2分：連絡先から番号を3つ言い、それぞれ“So that’s …”で読み上げましょう。
- 2分：新しい相手、用件、番号で電話を考え、4つの要素のメモを書きましょう。
- 3分：自分のチームを説明しましょう：“I work in … We … We don’t … There are … people in my team.”
次のステップ
次は電話から文章に進みましょう。電話で受けた注文を、品目、数量、合計、配送日を入れた短いメールで確認します。その次は、チームイベントのお知らせを書いて同僚を誘う表現です。