4つの部分でできた短い依頼メール
このレベルの依頼メールは4つの部分でできていて、それぞれに役割が1つあります。1通のメールで頼む書類は1つにしましょう。そのほうが返信しやすくなります。書き出し、本文、結びは別々の行に書き、名前は結びの下に書きます。
- 書き出し：“Dear Ms Cole,”、よく知っている同僚なら“Dear Owen,”
- 用件：“I’m writing about Friday’s office visit.” – 金曜日のオフィス訪問の件でご連絡しています。
- 依頼：“Can you please send the floor plan?” – フロアプランを送っていただけますか。
- 結び：“Kind regards,”、次の行に自分の名前
改まった書き方と親しみのある書き方：書き出しと結び
“Dear” + MrまたはMs + 名字は改まった書き出しです：“Dear Ms Cole,”、“Dear Mr Hart,”。日本語で名字に「様」をつけるように、MrやMsも名字につけます：“Dear Mr Tanaka,”。“Ms”は結婚しているかどうかに関係なく、どの女性にも使えます。よく知っている同僚には“Dear Owen,”、もっと気軽なら“Hi Owen,”と書きます。「お世話になっております」のような決まった前置きは要りません。返信なら、書き出しのあとにお礼を添えれば十分です：“Dear Ms Cole, thank you for your email.”
- “Kind regards,” – ていねいで、ほとんどの仕事のメールに使える結び
- “Best,” – 短く親しみのある結び。すでにやり取りしている相手に
ファイルを頼むか、送るか
これらの表現は似ていますが、働きは正反対です。最初の2つは書類を頼む表現、あとの2つは自分のメールに添付したファイルと一緒に使う表現です。依頼のメールに“Please find attached …”と書くと、相手はないはずの添付ファイルを探すことになります。
- 依頼：“Please send the price list.” – 価格表を送ってください。
- 依頼：“Can you please send the floor plan?” – フロアプランを送っていただけますか。
- 送付（改まった言い方）：“Please find attached the invoice.” – 請求書を添付いたします。
- 送付（くだけた言い方）：“Here is the floor plan.” – フロアプランです。
用件の文に使う職場の場所
用件の文には場所がよく出てきます：“reception”（受付）、“office”（オフィス）、“warehouse”（倉庫）、“factory”（工場）、“car park”（駐車場）、“cafeteria”（社員食堂）。人がどこにいるかは“we are”“they are”で言い、質問には“where”“what”“who”を使います。
- “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – 月曜日の工場訪問の件でご連絡しています。
- “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
- “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”
まず電話で依頼する
依頼はたいてい電話から始まります。下の会話では、電話をかけた人が金曜日の訪問の前に、取引先の担当者にフロアプランを頼んでいます。“I’ll send it this afternoon”は約束にすぎないので、電話のあとに短いメールを送って依頼を文書に残します。どちらかの役を演じたら、役を交代して細かい点を1つ変えてみましょう。
Maya Hello Owen, it's Maya. I'm calling about Friday's visit.
Owen Hi Maya. What do you need?
Maya Can you please send the floor plan?
Owen Yes, of course. I can email it today.
Maya Great. My email address is maya at clearpath dot com.
Owen Thanks. I'll send it this afternoon.
メールアドレスを声に出して伝える
アドレスは記号ごとに読みます。@は“at”、ピリオドは“dot”、-は“dash”（または“hyphen”）、_は“underscore”です。日本語では@を「アットマーク」、_を「アンダーバー」と呼ぶことが多いですが、英語では“at”と“underscore”です。短く区切って言い、聞き取れなかった部分があれば“Can you repeat that?”と聞きましょう。
Maya My email address is maya at clearpath dot com.
Owen My email address is owen underscore hart at north dash dock dot com.
Maya Can you repeat that?
Owen Yes. Owen underscore hart at north dash dock dot com.
よくある間違い
意味は通じますが、目立ってしまう間違いです。
- “Dear Ms Maya,” 名字（“Dear Ms Cole,”）を使うか、名前だけ（“Dear Maya,”）にしましょう。
- ファイルがほしいのに“Please find attached …”と書くこと。代わりに“Can you please send …?”と聞きましょう。
- “Send me the floor plan.” “please”も疑問文もないと、命令のように聞こえます。
- アドレスを読むときに“at mark”“under bar”“point”と言うこと。英語では“at”“underscore”“dot”です。
- “dash”（-）と“underscore”（_）を取り違えること。記号が1つ違うだけで、メールは届きません。
1日10分の練習メニュー
自分の仕事で使う書類を使い、声に出して練習しましょう。
- 3分：実際の相手に宛てて、4つの部分の依頼メールを書く。送らなくてもかまいません。
- 2分：メールアドレスを3つ声に出して言う。自分、会社、同僚のアドレスです。
- 2分：アドレスの音声を聞いて書き取り、見比べる。
- 3分：電話の会話を再生して1文ずつ繰り返し、どちらかの役を演じて細かい点を1つ変える。
次のステップ
次は反対の立場を練習しましょう。“Here is …”で依頼に答え、ファイルを添付する練習です。そのあと、電話のメッセージを受けて番号を確認する表現、そしてメールで注文を確認する表現に進みましょう。