İki adım: önce saati ayırın, sonra kesinleştirin
“Pencil in” kurşun kalemle yazmak demektir: silinebilir. Geçici ayırma, bir koşul açıkken saati korur; burada koşul bir uçuş ve bir tren. Teyit bu koşulu netleştirir.
Dinleyin ve cevaplayın: Konuşmanın sonunda toplantı kesin mi? Risk özetini kim gönderecek, Maya ne zamana kadar teyit edecek? (Hayır, oda yalnızca tutuluyor; Maya; saat üçe kadar.)
Maya Hello Owen. I’m calling about a first planning meeting for the Helsinki launch.
Owen Good to hear from you. Would Tuesday afternoon suit you?
Maya Possibly. My flight lands at twelve thirty. Could we pencil in two o’clock provisionally?
Owen Yes. I’ll hold the room until four today. Can you confirm after checking the airport train?
Maya Certainly. I’ll confirm by three and send the risk summary beforehand.
Owen Perfect. I’ll send the visitor details now.
Kibarca saat önermek ve geçici olarak ayırmak
“Would … suit you?” kararı karşı tarafa bırakır; bu yüzden “Is Tuesday OK?” sorusundan daha kibardır. Türkçedeki “size uyar mı” yüzünden “suit to you” demek kolaydır; “suit” edat almaz. “Possibly.” bir koşulun geleceğini haber verir, “hold” ise kısa süreliğine ayırmak demektir. İlk e-postada amacınızla başlayın: “I’m writing to introduce myself and suggest a meeting.”
- “Would Tuesday afternoon suit you?” – Salı öğleden sonra size uygun olur mu?
- “Could we pencil in 14:00 provisionally?” – Saat 14.00’ü geçici olarak ayırabilir miyiz?
- “Could we pencil in Thursday morning until Finance confirms?” – Finans onaylayana kadar perşembe sabahını not edelim mi?
- “Could you send a short agenda beforehand?” – Önceden kısa bir gündem gönderebilir misiniz?
Plan, tarife ve koşul için fiil zamanları
When, as soon as, after ve until gibi zaman ifadelerinden sonra İngilizce gelecek için “will” değil, geniş zaman ya da present perfect kullanır. Türkçedeki “kontrol edeceğim zaman” yapısı “when I will check” hatasına yol açabilir. Tarifeler geniş zamanla, kişisel ayarlamalar şimdiki zamanla söylenir.
- “I’ll confirm as soon as I’ve checked my travel arrangements.” – Zaman ifadesi + present perfect
- “I’ll call when I arrive.” – Zaman ifadesi + geniş zaman
- “The train leaves at 18:10.” – Tarife
- “I’m meeting the design lead tomorrow.” – Kişisel ayarlama
- “I’ll send the visitor details now.” – Konuşurken verilen karar
Beş adımda teyit e-postası
Kesin bir teyit 80–100 kelimedir: her cümlenin tek bir işi, her sözün bir saati vardır. Konu satırı: “Helsinki launch meeting: Tuesday 14:00”.
“I’m pleased to confirm” sıcak ve profesyoneldir; “I hereby confirm” sözleşme gibi durur. E-posta mı, telefon mu? Koşul açıkken telefon edin; her şey netleşince e-posta kayıt olur.
- Teyit: “I’m pleased to confirm our first planning meeting for the Helsinki launch at 14:00 on Tuesday in Meeting Room 4.”
- Koşulu netleştirme: “I have checked the airport train and expect to arrive by 13:30.”
- Son saatli hazırlık: “I will send the one-page risk summary before 10:00 on Tuesday.”
- Teşekkür: “Thank you for arranging the visitor details.”
- Yedek plan: “If my flight is delayed, please contact me on my direct number below.”
Numara ve bilgileri tekrar ederek kontrol etmek
Telefonu kapatmadan önce iletişim bilgilerini aynı gruplarla geri okuyun.
- “Could I have Leo’s direct number and the best email for the invitation?” – Leo’nun doğrudan numarasını ve davet için en uygun e-postayı alabilir miyim?
- “Let me read the number back: zero two zero, seven nine four six, one eight three zero.” – Numarayı tekrar edeyim.
Sık yapılan hatalar
Bunlar teyidi belirsiz ya da biraz kaba gösterir:
- “I’ll confirm when I will check the train.” Doğrusu “when I’ve checked”.
- “Does Tuesday suit to you?” “To” gereksiz: “Does Tuesday suit you?”
- “Could you send an agenda before?” Sona “beforehand” ya da “before the meeting” koyun.
- Geçici ayrılan bir saat için “The meeting is confirmed.” yazmak. Koşul kontrol edilene kadar “provisionally” deyin.
- “I’ll send it soon.” Son saat verin: “before 10:00 on Tuesday”.
Günde 10 dakikalık pratik
Bu haftaki gerçek bir toplantınızla çalışın.
- 2 dakika: Kendi gün ve saatinizle ayırma cümlelerini söyleyin: “Would … suit you?”, “Could we pencil in … provisionally?”, “I’ll confirm as soon as I’ve …”.
- 3 dakika: Beş adımla 80–100 kelimelik bir teyit yazın; “when” sonrasında “will” olmasın.
- 2 dakika: Bir telefon numarasını gruplar hâlinde geri okuyun ve kaydedin.
- 3 dakika: Konuşmayı cümle cümle tekrar edin; sonra gün, saat ve nedeni değiştirin.
Sonraki adım
Sırada toplantıyı kaçıran birine proje güncellemesi yazmak, ardından bir tedarikçi ziyaretinde neyin doğrulanacağını anlatan e-posta var.