Dokumenty handlowe: order form, invoice, receipt, delivery note
“Invoice” i “receipt” łatwo pomylić: “invoice” to faktura, która wzywa do zapłaty, a “receipt” to paragon lub potwierdzenie, że zapłata już nastąpiła. Litery “p” w “receipt” nie wymawiamy.
- “order form” (formularz zamówienia): “The customer sent an order form.”
- “invoice” (faktura): “The invoice has the wrong total.”
- “receipt” (paragon, potwierdzenie zapłaty): “Keep the receipt.”
- “delivery note” (dokument dostawy, czyli lista dołączona do towaru): “Check the boxes against the delivery note.”
Co poszło nie tak: was, were i czasowniki z -ed
W polskim czasie przeszłym czasownik zmienia się według rodzaju (poprawiłem, poprawiłam), a po angielsku forma jest jedna: “I corrected”. Zmienia się za to “be”: “was” z I, he, she, it i jedną rzeczą, “were” z you, we, they i rzeczownikami w liczbie mnogiej: “The order was correct.”, “The boxes were late.” Czasowniki regularne dostają -ed: checked, printed, called. Te zakończone na -e dostają tylko -d (apologized), a spółgłoska + y zmienia się w -ied (copied).
Końcówkę -ed wymawiamy jako osobną sylabę tylko po dźwięku t lub d: tak brzmią “printed” i “corrected”, ale nie “checked” i “called”.
- “The delivery note was wrong.”
- “The chairs were in the warehouse.”
- “I entered twenty chairs.”
Pytania i przeczenia: did i didn’t
W pytaniach i przeczeniach na przeszłość wskazuje “did”, więc główny czasownik wraca do formy podstawowej. Po polsku pytanie można zadać samą intonacją albo słowem „czy”; po angielsku na początku zdania potrzebne jest “Did”. Z “be” nie używamy “did”.
- “Did you check the stock?” – “Yes, I did.”
- “We didn’t send a new invoice.”
- “Was the delivery note correct?” – “No, it wasn’t.”
Zgłoszenie problemu współpracownikowi
Zanim napiszesz do klienta, uzgodnij rozwiązanie ze współpracownikiem: nazwij problem, powiedz, co trzeba zrobić, i obiecaj informację w konkretnym terminie. W tej rozmowie Owen zgłasza błędny dokument dostawy, a Maya obiecuje go poprawić. “By three” znaczy „najpóźniej o trzeciej”.
- “We’ve got a problem with order 612.”
- “We need to correct the delivery note.”
- “I’ll call the customer.”
Owen We've got a problem with order 612. The delivery note is wrong.
Maya I'm sorry about that. We need to correct it.
Owen Can we send a new note today?
Maya Yes. I'll correct it and call the customer.
Owen That would be great. Thanks a lot.
Maya No problem. I'll let you know by three.
Przepraszanie i odpowiadanie na przeprosiny
Wystarczą krótkie przeprosiny. Użyj “sorry about” lub “sorry for” z rzeczownikiem, zaakcentuj SORry, MIStake i deLAY, a na końcu obniż ton. Odpowiadając, przyjmij przeprosiny i podziękuj.
- “I’m sorry about the mistake.”
- “I’m very sorry for the delay.”
- “That’s OK.”
- “Don’t worry. Thanks for fixing it.”
Czteroczęściowy e-mail o problemie
Oddziel trzy rzeczy: co było nie tak, co już zrobiłeś i co stanie się dalej. Temat w rodzaju “Problem” nic nie mówi odbiorcy, więc podaj numer zamówienia i wynik.
- 1. Temat: “Order 612 – corrected delivery note”
- 2. Przeprosiny i problem: “Hello Ana, I’m sorry about the mistake on the delivery note. It said 20 chairs, but your order was for 12.”
- 3. Co zrobiłeś: “I corrected the quantity and attached the new note.”
- 4. Następny krok i zakończenie: “The chairs will arrive before Friday. Best, Maya”
Częste błędy
Te błędy łatwo zauważyć:
- “I correct the note yesterday.” Zakończona czynność wymaga czasu przeszłego: “I corrected the note.”
- “We didn’t sent it.”, “Did you checked it?” Po “did” i “didn’t” używamy formy podstawowej.
- “The boxes was late.” Rzeczowniki w liczbie mnogiej łączą się z “were”.
- “I corrected delivery note.” W polskim nie ma przedimków, więc “the” łatwo pominąć: “I corrected the delivery note.”
- “I will correct the note.”, gdy poprawka jest już gotowa. Powiedz, że to zrobione: “I corrected the note.”
- “Check-ed” w dwóch sylabach. “Checked” ma jedną sylabę i kończy się dźwiękiem /t/.
Codzienna praktyka: 10 minut
Ćwicz na głos i codziennie w tej samej kolejności.
- 2 minuty: powiedz każde słowo związane z dokumentami w jednym zdaniu.
- 3 minuty: napisz pięć zdań o wczorajszym dniu w pracy z was, were, czasownikami z -ed i didn’t.
- 3 minuty: odtwórz rozmowę, powtórz każdą kwestię, a potem zmień numer zamówienia i godzinę.
- 2 minuty: napisz czteroczęściowy e-mail o prawdziwym lub wymyślonym błędzie.
Co dalej
Następny krok to e-mail wysyłany po spotkaniu z nowym kontaktem biznesowym. Na poziomie A2–B1 rejestrujesz reklamacje klientów z osobą odpowiedzialną i datą kontaktu.