Odbieranie telefonu do współpracownika
Odbierz, podając dział i imię: “Sales. Maya speaking.” Dzwoniący od razu wie, że trafił do właściwego zespołu. Jeśli pyta o kogoś, kogo nie ma, powiedz krótko dlaczego i zaproponuj przyjęcie wiadomości.
Poniżej dzwoni osoba z innego działu. Posłuchaj, a potem powtórz każde zdanie.
- “She’s out.” – Wyszła, nie ma jej teraz w biurze.
- “He’s in a meeting.” – Jest na spotkaniu.
- “She’s on another call.” – Rozmawia na drugiej linii.
Maya Sales. Maya speaking.
Owen Hi Maya, it's Owen from logistics. Can I speak to Lina, please?
Maya I'm sorry, she's out. Can I take a message?
Owen Yes. I'm calling about two new desks. Please ask her to call me back.
Cztery części wiadomości telefonicznej
Dobra wiadomość pozwala współpracownikowi działać bez dopytywania cię o szczegóły. Ma cztery części i na każdą wystarczy kilka słów. Sprawa (reason) to temat rozmowy; prośba (message) to to, czego dzwoniący oczekuje od twojego współpracownika. Każdą część zapisz w osobnej linijce, a przy imieniu i nazwisku dzwoniącego dodaj dział lub firmę: dwie osoby mogą mieć to samo imię.
Wiadomość z rozmowy powyżej:
- Caller: Owen Hart (logistics)
- Reason: two new desks
- Message: Please call Owen back.
- Number: 074 618 205
Zostawianie wiadomości, gdy to ty dzwonisz
Jeśli tej osoby nie ma, podaj te same cztery części. Przez telefon mówi się zwykle “It’s Owen.” albo “This is Owen.”, a nie “I’m Owen.” Temat rozmowy wprowadza słowo “about”: polskie „dzwonię w sprawie …” to po angielsku “I’m calling about …”.
- “Hi, it’s Owen from logistics.” – Cześć, tu Owen z logistyki.
- “I’m calling about two new desks.” – Dzwonię w sprawie dwóch nowych biurek.
- “Please ask her to call me back.” – Poproś ją, proszę, żeby do mnie oddzwoniła.
Zapisywanie numeru i powtarzanie go
Poproś o numer: “Go ahead with your number.” (Słucham, jaki numer?) albo “What’s your number?” Zapisz go i powtórz w tych samych grupach z “So that’s …”. Dzwoniący odpowie “That’s right.” albo cię poprawi.
Po polsku numery często czyta się jako liczby, na przykład „sześćset dwanaście”; po angielsku podawaj każdą cyfrę osobno i rób krótką przerwę między grupami. 0 to “zero” albo “oh”. Jeśli coś ci umknie, zapytaj “Sorry, can you repeat that?”
Maya Go ahead with your number.
Owen It's zero seven four, six one eight, two zero five.
Maya So that's zero seven four, six one eight, two zero five.
Owen That's right. Thanks.
Nazwy działów: gdzie pracuje dzwoniący
Osoby dzwoniące z wewnątrz firmy podają swój dział: “It’s Owen from logistics.” Wyraźnie wymawiaj akcentowaną sylabę; przez telefon akcent pomaga rozpoznać słowo. Skrót IT czytaj po angielsku, a nie polskimi nazwami liter.
- sales – sprzedaż
- logistics (lo-GIS-tics) – logistyka, zespół, który przewozi towary
- production (pro-DUC-tion) – produkcja, zespół, który wytwarza produkty
- finance – finanse, pieniądze
- human resources (HR) – dział kadr, rekrutacja i sprawy pracowników
- IT – technologia; obie litery po angielsku: “aj-ti”, a nie „i-te”
- “Which department do you work in?” – “I work in finance.”
Opis zespołu: “we make”, “they don’t sell”
Żeby powiedzieć, czym zajmuje się zespół lub firma, użyj czasu present simple. Przy I, you, we i they czasownik nie ma końcówki -s; w przeczeniu dodaj “don’t”, a pytanie zacznij od “Do”. “There is” mówisz o jednej rzeczy, a “there are” o kilku (po polsku „jest” i „są”). Przy he i she czasownik dostaje -s: “Owen works in logistics.”
- “We make office furniture.” – Produkujemy meble biurowe.
- “They don’t sell food.” – Nie sprzedają jedzenia.
- “Do you work in sales?” – “Yes, I do.”
- “What do they make?” – Co produkują?
- “There is one factory.” / “There are two offices.” – Jest jedna fabryka. / Są dwa biura.
Częste błędy
Te błędy sprawiają kłopot przez telefon:
- “Please ask her to call back me.” Zaimek stawiamy w środku: “call me back”.
- “Can I take message?” W polskim nie ma przedimków, więc łatwo zgubić “a”: “Can I take a message?”
- “Who are you?” brzmi przez telefon niegrzecznie. Zapytaj “Who’s calling, please?”
- Niepowtarzanie numeru: jedna zła cyfra i współpracownik zadzwoni do kogoś innego.
- “We works in sales.” / “Does you work …?” Przy we i you: “We work …”, “Do you work …?”
10 minut ćwiczeń dziennie
Ćwicz na głos, z numerami i działami z własnej pracy.
- 3 minuty: posłuchaj rozmowy, powtórz każde zdanie, a potem odpowiadaj jako osoba, która przyjmuje wiadomość.
- 2 minuty: podaj trzy numery z kontaktów i powtórz każdy z “So that’s …”.
- 2 minuty: wymyśl rozmowę z inną osobą, sprawą i numerem, a potem zapisz wiadomość w czterech częściach.
- 3 minuty: opisz swój zespół: “I work in … We … We don’t … There are … people in my team.”
Co dalej
Potem przejdź od telefonu do pisania: potwierdź zamówienie telefoniczne w krótkim e-mailu z produktem, ilością, sumą i dniem dostawy. Następnie napisz ogłoszenie o wydarzeniu zespołowym i zaproś współpracownika.