Krótki e-mail z prośbą w czterech częściach
Na tym poziomie e-mail z prośbą ma cztery części, a każda ma jedno zadanie. Proś o jeden dokument w jednym e-mailu; łatwiej na niego odpowiedzieć. Powitanie, treść i zakończenie pisz w osobnych wierszach, a swoje imię pod zakończeniem.
- Powitanie: “Dear Ms Cole,” albo, do znajomej osoby z pracy, “Dear Owen,”
- Powód: “I’m writing about Friday’s office visit.” – Piszę w sprawie piątkowej wizyty w biurze.
- Prośba: “Can you please send the floor plan?” – Czy możesz przesłać plan piętra?
- Zakończenie: “Kind regards,” i imię w następnym wierszu
Formalnie czy swobodnie: powitania i zakończenia
“Dear” + Mr lub Ms + nazwisko to formalne powitanie: “Dear Ms Cole,”, “Dear Mr Hart,”. Po polsku w e-mailu piszemy często “Szanowna Pani” bez nazwiska, a w rozmowie mówimy “Pani Anno”, dlatego łatwo napisać “Dear Ms Anna,”; po angielsku Mr i Ms łączy się z nazwiskiem: “Dear Ms Nowak,”. “Ms” pasuje do każdej kobiety, zamężnej czy nie. Do znajomej osoby z pracy napisz “Dear Owen,” albo swobodniej “Hi Owen,”. W odpowiedzi podziękuj zaraz po powitaniu: “Dear Ms Cole, thank you for your email.”
- “Kind regards,” – uprzejme i bezpieczne w prawie każdym e-mailu służbowym
- “Best,” – krótkie i swobodne, do osób, z którymi już korespondujesz
Prośba o plik czy wysłanie pliku
Te zwroty wyglądają podobnie, ale robią coś przeciwnego: dwa pierwsze to prośba o dokument, a dwa ostatnie towarzyszą plikowi dołączonemu do twojego e-maila. Jeśli w prośbie napiszesz “Please find attached …”, odbiorca będzie szukał załącznika, którego nie ma.
- Prośba: “Please send the price list.” – Proszę przesłać cennik.
- Prośba: “Can you please send the floor plan?” – Czy możesz przesłać plan piętra?
- Wysyłanie (formalnie): “Please find attached the invoice.” – W załączniku przesyłam fakturę.
- Wysyłanie (mniej formalnie): “Here is the floor plan.” – Oto plan piętra.
Miejsca w pracy w zdaniu z powodem
W zdaniu z powodem często pojawia się miejsce: “reception” (recepcja), “office” (biuro), “warehouse” (magazyn), “factory” (fabryka), “car park” (parking) albo “cafeteria” (stołówka). Żeby powiedzieć, gdzie są ludzie, używaj “we are” i “they are”, a pytania zaczynaj od “where”, “what” lub “who”.
- “I’m writing about Monday’s visit to the factory.” – Piszę w sprawie poniedziałkowej wizyty w fabryce.
- “Where are the visitors?” – “They’re in the cafeteria.”
- “What is behind the office?” – “It’s a big warehouse.”
Najpierw prośba przez telefon
Prośba często zaczyna się od telefonu. Poniżej ktoś dzwoni do osoby z innej firmy przed piątkową wizytą i prosi o plan piętra. “I’ll send it this afternoon” to tylko obietnica, dlatego krótki e-mail po rozmowie zapisuje prośbę czarno na białym. Zagraj jedną rolę, potem zamień się rolami i zmień jeden szczegół.
Maya Hello Owen, it's Maya. I'm calling about Friday's visit.
Owen Hi Maya. What do you need?
Maya Can you please send the floor plan?
Owen Yes, of course. I can email it today.
Maya Great. My email address is maya at clearpath dot com.
Owen Thanks. I'll send it this afternoon.
Jak podać adres e-mail na głos
Adres czyta się znak po znaku: @ to “at” (nie “małpa”), kropka to “dot”, - to “dash” (albo “hyphen”), a _ to “underscore”. Mów krótkimi fragmentami, a jeśli coś ci umknie, zapytaj “Can you repeat that?”. Polskie znaki zwykle znikają z adresów: Łukasz to najczęściej “lukasz”.
Maya My email address is maya at clearpath dot com.
Owen My email address is owen underscore hart at north dash dock dot com.
Maya Can you repeat that?
Owen Yes. Owen underscore hart at north dash dock dot com.
Częste błędy
Zrozumieją cię, ale te błędy rzucają się w oczy:
- “Dear Ms Maya,” Użyj nazwiska (“Dear Ms Cole,”) albo samego imienia (“Dear Maya,”).
- Pisanie “Please find attached …”, kiedy chcesz dostać plik. Zapytaj zamiast tego: “Can you please send …?”
- “Send me the floor plan.” Bez “please” albo pytania brzmi to jak polecenie.
- Mówienie “point” albo “kropka” w adresie. Kropka to “dot”.
- Mylenie “dash” (-) i “underscore” (_): jeden zły znak i e-mail nie dotrze.
10 minut ćwiczeń dziennie
Korzystaj z dokumentów z własnej pracy i ćwicz na głos.
- 3 minuty: napisz czteroczęściowy e-mail z prośbą do prawdziwego kontaktu; nie musisz go wysyłać.
- 2 minuty: powiedz na głos trzy adresy e-mail: swój, swojej firmy i osoby z pracy.
- 2 minuty: odtwórz nagranie z adresami, zapisz, co słyszysz, i porównaj.
- 3 minuty: odtwórz rozmowę, powtarzaj każde zdanie, a potem zagraj jedną rolę i zmień jeden szczegół.
Co dalej
Potem przećwicz drugą stronę: odpowiedź na prośbę z “Here is …” i dołączenie pliku. Następnie przejdź do przyjmowania wiadomości telefonicznej i sprawdzania numeru oraz do potwierdzania zamówienia w e-mailu.