2段階：まず時間を押さえ、次に確定する
会議を“pencil in”するとは、鉛筆で書き込むこと、つまりまだ消せる状態です。日本語の「仮押さえ」にあたります。仮押さえは、条件が1つ残っている間その枠を確保します。ここでは飛行機と電車が条件で、確認メールでその条件が解消されます。
聞いて答えてみましょう。通話の最後で会議は確定していますか？ リスクの概要は誰が送り、マヤはいつまでに確定しますか？（いいえ、会議室を押さえただけです。マヤが送り、3時までに確定します。）
Maya Hello Owen. I’m calling about a first planning meeting for the Helsinki launch.
Owen Good to hear from you. Would Tuesday afternoon suit you?
Maya Possibly. My flight lands at twelve thirty. Could we pencil in two o’clock provisionally?
Owen Yes. I’ll hold the room until four today. Can you confirm after checking the airport train?
Maya Certainly. I’ll confirm by three and send the risk summary beforehand.
Owen Perfect. I’ll send the visitor details now.
丁寧に時間を提案し、押さえる
“Would … suit you?”は判断を相手に委ねるので、“Is Tuesday OK?”より丁寧に聞こえます。「ご都合いかがでしょうか」に近い表現です。“Possibly.”は条件が続く合図で、“hold”は短い間押さえておくという意味です。初めて送るメールは用件から始めましょう：“I’m writing to introduce myself and suggest a meeting.”
- “Would Tuesday afternoon suit you?”：火曜日の午後はご都合いかがでしょうか。
- “Could we pencil in 14:00 provisionally?”：14時で仮押さえしてもよろしいでしょうか。
- “Could we pencil in Thursday morning until Finance confirms?”：経理の確認が取れるまで、木曜の午前を仮押さえしましょうか。
- “Could you send a short agenda beforehand?”：事前に簡単な議題をお送りいただけますか。
予定、時刻表、条件に合う時制
when、as soon as、after、untilなど時を表す接続詞の後では、未来のことでも“will”ではなく現在形か現在完了形を使います。多くの言語ではここで未来形を使うため、間違えやすいポイントです。「確認でき次第ご連絡します」は“I’ll confirm as soon as I’ve checked”です。時刻表は現在形、個人の予定は現在進行形で言います。
- “I’ll confirm as soon as I’ve checked my travel arrangements.”：接続詞＋現在完了形
- “I’ll call when I arrive.”：接続詞＋現在形
- “The train leaves at 18:10.”：時刻表
- “I’m meeting the design lead tomorrow.”：個人の予定
- “I’ll send the visitor details now.”：その場で決めたこと
5つの要素で書く確認メール
確定のメールは80〜100語で十分です。1文に1つの役割、すべての約束に時間を添えます。件名の例：“Helsinki launch meeting: Tuesday 14:00”。
“I’m pleased to confirm”は温かく、きちんとした表現です。“I hereby confirm”は契約書のように硬く聞こえます。「よろしくお願いいたします」を直訳する必要はなく、“Best regards”で締めくくれば十分です。メールと電話、どちらがよいでしょうか。条件が残っている間は電話が早く、すべて決まったらメールが記録になります。
- 確定：“I’m pleased to confirm our first planning meeting for the Helsinki launch at 14:00 on Tuesday in Meeting Room 4.”
- 条件を解消する：“I have checked the airport train and expect to arrive by 13:30.”
- 期限付きの準備：“I will send the one-page risk summary before 10:00 on Tuesday.”
- お礼：“Thank you for arranging the visitor details.”
- 緊急時の対応：“If my flight is delayed, please contact me on my direct number below.”
番号や情報を復唱する
電話を切る前に、連絡先を聞いたときと同じ区切りで読み上げて確認しましょう。
- “Could I have Leo’s direct number and the best email for the invitation?”：レオさんの直通番号と、招待状を送るメールアドレスを教えていただけますか。
- “Let me read the number back: zero two zero, seven nine four six, one eight three zero.”：番号を復唱いたします。
よくある間違い
確認の内容があいまいになったり、少し失礼に聞こえたりする間違いです。
- “I’ll confirm when I will check the train.” “when I’ve checked”に直します。
- “Does Tuesday suit to you?” “to”は不要です：“Does Tuesday suit you?”
- “Could you send an agenda before?” 文末は“beforehand”か“before the meeting”にします。
- 仮押さえの段階で“The meeting is confirmed.”と書くこと。条件を確認するまでは“provisionally”を使います。
- “I’ll send it soon.” 期限を示しましょう：“before 10:00 on Tuesday”。
1日10分の練習
今週の実際の会議を題材に練習しましょう。
- 2分：ご自分の曜日と時間で押さえる表現を言います：“Would … suit you?”、“Could we pencil in … provisionally?”、“I’ll confirm as soon as I’ve …”。
- 3分：5つの要素で80〜100語の確認メールを書き、“when”の後に“will”がないか確認します。
- 2分：電話番号を区切って復唱し、録音します。
- 3分：通話を1行ずつまねて言い、曜日、時間、理由を変えてみます。
次のステップ
次は、会議を欠席した人へのプロジェクト報告、そして取引先訪問で何を確認するかを説明するメールです。