6つの見出しで組み立てる提案書
意思決定者は提案書の中で、何を求めているのか、なぜか、費用はいくらか、いつ終わるのかを拾い読みで探します。短い見出しがあれば、それぞれの部分をすぐに見つけられます。“Use headings such as Current access problem and Recommended pilot.”
- “Purpose”（目的）：決めてほしいことを1文で。“This proposal recommends a four-week pilot in two of the three blocks.”
- “Current situation”（現状）：問題とその根拠。“Attendance records indicate that evening users are regularly locked out.”
- “Recommended pilot”（提案する試行）：何を、どこで、どのくらいの期間、どの順番で。
- “Cost and workload”（費用と作業量）、“Success and stop conditions”（成功条件と中止条件）、そして慎重に書いた“Expected outcome”（見込まれる結果）。
持っている根拠の強さのとおりに伝える
人から聞いたこと、記録が示していること、自分が推測したことを分けましょう。日本語では「〜らしい」「〜ようだ」「〜そうだ」で伝聞や推測を文末に表せますが、英語では別の語や構文が必要です。この短い報告のやり取りでは、“is”ではなく“appears to be”、“According to”の後に示した情報の出どころ、過去の可能性を表す“may have been”に注目しましょう。
Owen The agent says the building is ready, but the inspection is incomplete.
Maya Then I’ll say it appears to be usable, not that it is definitely safe.
Owen Good. According to the electrician, one circuit may have been overloaded.
改まった文章で使う距離を置く表現
それぞれの表現は、主張の強さと、それがだれの主張なのかを示します。
- “According to” + 名前を示した記録や人。日本語の「〜によると」にあたります：“According to the surveyor, the roof needs further testing.”
- 推測には“It appears that …”：“It appears that the rear wall has moved slightly.” “It would appear that …”は距離感が大きく、より改まった言い方です。
- “It is believed that …”を使うか、報告の時点より前に起きたことには主語 + “is believed/thought/said” + “to have” + 過去分詞を使います。日本語の報告書でよく使う「〜とされる」「〜と考えられる」に近い表現です：“The contractor is believed to have removed asbestos in March.”
- “apparently”は確認できない伝聞を表します。話すときには問題ありませんが、書いた根拠としては弱くなります。
つながった2つの提言と段階的な試行
提言は観察から目に見える形で導き、2つ目の提言は1つ目の結果しだいにしましょう。
- “therefore”でつなぎ、“subject to”で条件を付けます：“According to caretaker logs, residents currently carry borrowed tools across an unlit courtyard. We therefore recommend a four-week collection pilot in Block C, subject to a fixed transport budget.”
- 試行を段階に分け、順番の理由を示します：“We recommend starting in Block C, where tools are carried furthest, and adding Block A only if the first visits are well attended.”
- “recommend” + “-ing”、または“recommend that” + 主語 + 動詞の原形を使います：“We recommend that the pilot be reviewed after four weeks.” “recommend to extend”のような形は避けましょう。
- 説明的な語りを削ります：“Replace ‘We thought it might be nice’ with ‘We recommend a six-week trial.’”
費用、作業量、成功条件と中止条件
お金を表す正確な名詞と、測定できる基準を使いましょう。
- “budget”：使えるお金。“quote”：作業に対して示された見積もり額。“grant”：特定の目的のために支給され、返済しないお金。“overheads”：家賃などの固定的な運営費。
- “revenue”は費用を差し引く前の収入（売上）、“profit”は差し引いた後に残る利益です。試行で利益を約束するのはやめましょう。
- 作業量：“Each visit would take up about three hours of staff time.”
- 成功：“The pilot will be considered successful if at least ten households use the station on each visit by week four.”
- 中止：“If fewer than five households attend on three consecutive visits, the pilot will stop.”
- 慎重な結論：“If these conditions are met, the station is likely to reduce unsafe trips across the courtyard.”
書く前に話し合う質問
理由を添えて、声に出して答えましょう。
- “Is a pilot with a clear stop condition more persuasive than a confident full plan?”
- “Should a community service charge a small fee, or rely on donations and volunteer time?”
- “Who should pay for speed: customers, companies or workers?”
よくある間違い
下書きで次の点を確認しましょう。
- “The pilot will solve the problem.” 言い切りを和らげます：“The pilot is likely to reduce …”
- “It is said that the courtyard is dangerous.” 記録を示しましょう：“According to caretaker logs, …”
- “The contractor is believed to remove asbestos in March.” それより前に起きたことには“is believed to have removed”が必要です。
- “We recommend to extend the hours.” 正しくは：“We recommend extending the hours.”
1日15分の練習法
1週間、実際のものでも架空のものでもよいので、一つの提案書で練習しましょう。
- 3分：上の報告のやり取りを、“appears”“according to”“may have been”を強調しながら繰り返します。
- 4分：“according to”と“is believed to have”を使って、自分の状況を説明します。
- 4分：つながった提言を2つ書きます。
- 4分：数字を入れた成功条件と中止条件を1つずつ書きます。
- 週末：6つの見出しの下に180〜230語で書き、反論を1つ想定して声に出して弁護します。
次のステップ
C1のまま続けるなら、スマートフォン前提のサービスについてのバランスのよいエッセイ、明かす範囲をコントロールするネタバレ注意、観察できる根拠に基づく美術レビューがおすすめです。B2では、ごみ削減の試行を、結果を誇張せずに提案してみましょう。