Słownictwo o tym, jak zorganizowana jest firma
Duża firma ma “divisions” (duże piony według produktu lub regionu), które składają się z “departments” (działów), takich jak Sales (sprzedaż) czy Finance (finanse); “branch” to oddział. “The board” (zarząd) podejmuje najważniejsze decyzje, a “managing director” kieruje firmą. Ucz się zwrotów o rolach razem z przyimkami. Polskie „podlegać komuś” to po angielsku “report to”:
- “report to” (podlegać komuś, raportować do) – “The purchasing manager reports to the operations director.”
- “be responsible for” (odpowiadać za; z rzeczownikiem lub -ing) – “I’m responsible for welcoming visitors.”
- “be in charge of” (kierować czymś) – “Tom is in charge of the afternoon tour.”
- “work closely with” (blisko współpracować z) – “Sales works closely with Logistics on urgent orders.”
Przyjmowanie gościa w recepcji
Dobre powitanie ma cztery kroki: rozpoznaj gościa, potwierdź spotkanie, załatw formalności związane z bezpieczeństwem i powiedz, co będzie dalej. W “You must be …” słowo “must” nie oznacza obowiązku, tylko silne przypuszczenie, jak w zdaniu „To pewnie pani Rahman”. “Sales is expecting you” znaczy, że gospodarz jest gotowy. Jeśli nie wiesz, jaką formę woli kobieta, użyj “Ms” z nazwiskiem. Po polsku często mówimy „pani Anno”, ale po angielsku “Ms” łączy się z nazwiskiem, a nie z imieniem: “Ms Rahman”.
Posłuchaj rozmowy i przećwicz obie role.
Maya Good morning. You must be Ms Rahman.
Ms Rahman Yes. I have a nine-thirty appointment with Tom Novak in Sales.
Maya Welcome to Northline. May I check your badge?
Ms Rahman Of course.
Maya Sales is expecting you. Would you like coffee first?
Ms Rahman No, thank you. I'm ready to go up.
Pytania z who, what, when i which
Kolejność to: słowo pytające + czasownik posiłkowy + podmiot + czasownik. Z “be” używamy “is/are”, z innymi czasownikami “do/does”, a główny czasownik zostaje w formie podstawowej. Po polsku pytanie tworzymy bez czasownika posiłkowego („Kiedy zaczyna się zwiedzanie?”), dlatego łatwo powiedzieć “When starts the tour?” albo “When the tour starts?”. Gdy wybierasz z ograniczonej liczby opcji, użyj “which”. Jeden wyjątek: gdy “who” jest podmiotem, nie ma “do”. Porównaj “Who meets her at reception?” (kto ją wita?) z “Who does she meet first?” (z kim spotyka się najpierw?).
- “Who is the visitor?” – osoba
- “What does she need?” – rzecz
- “When does the tour start?” – czas
- “Which department does she need?” – wybór
Uprzejme pytania pośrednie
Bezpośrednie pytanie może zabrzmieć wobec gościa szorstko. Zacznij od “Could you tell me …” lub “Do you know …”, a potem użyj szyku zdania oznajmującego, bez “do/does”. Po polsku szyk się nie zmienia („Gdzie jest recepcja?” i „Czy może mi pan powiedzieć, gdzie jest recepcja?”), więc łatwo przenieść “where is Reception” do pytania pośredniego:
- “Where is Reception?” → “Could you tell me where Reception is?”
- “When does the tour start?” → “Do you know when the tour starts?”
- “Does she need a badge?” → “Do you know if she needs a badge?”
Potwierdzanie szczegółów przed działaniem
Powtarzaj nazwiska, godziny i miejsca w formie pytania. Oddzielaj godzinę przyjazdu od godziny spotkania: gość, który przyjeżdża o 09:20 na spotkanie o 09:30, i tak zaczyna je o 09:30, więc daj znać gospodarzowi i zaproponuj gościowi, żeby usiadł.
- “So the meeting starts at nine thirty?”
- “Did you say the warehouse tour?”
- “Let me check the visitor’s surname.”
- Odpowiedź: “Yes, that’s right.” albo “Not quite. It’s at eleven.”
Plan wizyty dla kilku gospodarzy
Gdy gość spotyka się z kilkoma gospodarzami, jedna osoba odpowiada za plan i wysyła go wszystkim. Napisz go w pięciu częściach i przekaż też ustnie:
- Sytuacja: “A buyer arrives at 09:20 for a 09:30 appointment.”
- Kluczowe fakty: “She meets Sales first and tours the warehouse at 11:00.”
- Decyzja lub wynik: “Sales hosts the meeting, the warehouse team leads the tour and the managing director hosts lunch.”
- Kto odpowiada: “The office coordinator.”
- Następny krok i termin: “Send the final schedule to all three hosts by 17:00 the day before.”
Częste błędy
Przy gościu te błędy rzucają się w oczy:
- “When the tour starts?” Dodaj czasownik posiłkowy: “When does the tour start?”
- “Could you tell me where is Reception?” Użyj szyku zdania oznajmującego: “… where Reception is?”
- “She reports at the director.” Przyimek to “to”: “She reports to the director.”
- “I have an appointment to the sales manager.” Użyj “with”, jak w „spotkanie z”: “an appointment with the sales manager”.
Codzienna praktyka: 10 minut
Ćwicz na głos każdego dnia.
- 2 minuty: opisz swój zespół w czterech zdaniach z “report to” i “be responsible for”.
- 3 minuty: powtarzaj każdą kwestię rozmowy powyżej, a potem odegraj ją jeszcze raz z prawdziwym gościem i gospodarzem.
- 2 minuty: napisz cztery pytania o wizytę i zamień dwa z nich na pytania z “Could you tell me …?”
- 3 minuty: napisz pięcioczęściowy plan prawdziwej wizyty i omów go na głos.
Co dalej
Następnie wyznaczaj osobę odpowiedzialną i termin także przy problemach: zapisz reklamację klienta z datą dalszych działań. Na poziomie B1 zarekomendujesz system z jasnym warunkiem.