Jak potwierdzić po angielsku wizytę audytową u dostawcy (B2, wyższy średnio zaawansowany): stały plan, zaproszenia i termin odpowiedzi

Dobre potwierdzenie wizyty od razu pokazuje, co jest ustalone, co opcjonalne, co zalecasz i do kiedy potrzebujesz odpowiedzi. Ustalone spotkania opisuj w present continuous (“We’re meeting the facilitator at 08:45”), a części opcjonalne oznaczaj zwrotem “We’d like to invite you to…”. Każdą radę podawaj z uzasadnieniem i zakończ jedną prośbą z datą. To temat na poziomie B2 (wyższym średnio zaawansowanym) dla kupców, audytorów oraz osób odpowiedzialnych za jakość lub zrównoważony rozwój, które organizują wizyty u dostawców. Wystarczy 10 minut dziennie.

Dla kogo jest ten artykuł?

Kupcy i pracownicy łańcucha dostaw, którzy organizują wizyty, by sprawdzić deklaracje dostawcy dotyczące warunków pracy, bezpieczeństwa lub środowiska.
Audytorzy i osoby odpowiedzialne za jakość lub zrównoważony rozwój, które wysyłają lub otrzymują programy wizyt i muszą widzieć, co jest ustalone, a co opcjonalne.
Menedżerowie przyjmujący gości, którzy chcą zapraszać, doradzać i proponować alternatywy, nie brzmiąc niejasno ani natarczywie.
Za wcześnie: jeśli plany i uprzejme propozycje po angielsku nadal sprawiają ci trudność, zacznij od artykułu na poziomie B1 o obsłudze klienta i planie usług.
Za łatwe: jeśli swobodnie odróżniasz ustalenia, zaproszenia i rady, przejdź do notatki decyzyjnej, która mówi, kiedy test zostanie oceniony, albo do propozycji na poziomie C1, które nie przeceniają wyników testu.

Otwórz przykładowe strony

Karty ze słowami

explain the plan

state the organising idea and intended sequence

The idea is to begin with the worker forum and then inspect the treatment system.

offer an opportunity

describe access the guest will receive

You’ll get the opportunity to question the independent auditor without management present.

invite

offer participation politely

We’d like to invite you to join the community sampling team.

welcome

make clear that an optional action is permitted and encouraged

You’re welcome to request any non-confidential inspection record.

advise or recommend

give formal guidance; use advise someone to do, recommend doing, or recommend that someone do

We advise you to wear closed shoes, and we strongly recommend speaking to agency workers.

offer an alternative

provide another useful option when the first does not fit

Alternatively, we’d be delighted to arrange a video call with the night-shift supervisor.

Rozmowa

Maya The idea is to test Northbank’s claims rather than tour only its best production line. We’re beginning with a confidential worker forum at nine.

Owen Will managers be in the room? Their presence could affect what people say.

Maya No. The independent facilitator is leading it, and management will receive themes rather than names. You’ll get the opportunity to ask about pay, promotion and agency contracts.

Owen Good. What are we doing about the canal concern?

Maya We’d like to invite you to observe collection of samples upstream and downstream. We strongly recommend bringing waterproof shoes because the bank is uneven.

Owen I can join the first collection, but I’m presenting to a client at two.

Maya That’s fine. Alternatively, we’d be delighted to send the chain-of-custody record and arrange a call with the laboratory on Thursday.

Owen Please do. I also want to understand the college donation. Generosity is positive, but it isn’t evidence about factory conditions.

Maya Agreed. We’re meeting the principal at four thirty to verify the training results, and our approval decision will remain conditional on the employment and water evidence.

Konstrukcja zdania

will — decision now

use will plus infinitive for a decision made at the moment of speaking

The sampling lab is unavailable? I’ll call the university team now.

will — prediction or future fact

use will for a neutral prediction or fact about the future

The new reporting rule will affect every approved supplier next year.

be going to — prior intention

use be going to when the decision or plan already exists

We’re going to interview agency workers before final approval.

be going to — visible evidence

use be going to for a strong prediction based on present evidence

That untreated sample is turning dark; it’s going to fail the clarity test.

present continuous — arrangement

use am, is or are plus -ing for a diary arrangement, especially with a time, place or purpose

We’re meeting the worker representatives at the east gate at nine on Tuesday.

present simple — timetable

use the present simple for a published or fixed schedule

The return train leaves at 18:12, and the visitor centre closes at five.

present simple with be — personal schedule

be is commonly used in the present simple for a person’s scheduled location or availability

Maya is at the laboratory on Wednesday and away on Thursday.

Więcej ćwiczeń

Northbank Components: claim, evidence or open risk?

Maya and Owen examine evidence about a supplier's ethical conduct.

Northbank Components employs 240 people and supplies circuit housings to medical-device manufacturers. Its public code promises fair recruitment, safe work and lower water use. An independent payroll review sampled 60 employee records and found equal base-pay bands for comparable roles. However, it did not examine promotion decisions or agency workers.

The factory legally discharges treated water into a canal. It complies with the current permit, and meter data shows that water use per unit fell 18 percent after a closed-loop cooling system was installed. Residents still report an unusual smell after heavy rain. Northbank has agreed to joint sampling with the local authority next month; no test has yet identified the source.

Last year, a sales agent offered a customs official an undeclared ‘speed fee’. Northbank reported the approach, ended the agent’s contract and introduced approval checks for intermediaries. No improper payment was made. The company also donates equipment and staff time to a technical college, whose principal confirms that 48 adults completed repair training.

The supplier is cheaper than the verified alternative by 4 percent. The purchasing director must decide whether to approve it now, reject it, or make approval conditional on evidence about agency workers, promotions and canal sampling.

Confirm the visit for the independent auditor

Maya and Owen check the visit confirmation and safeguards checklist.

Subject: Northbank evidence visit — Tuesday arrangements

Hello Owen,

We’re meeting the independent facilitator at Northbank’s east gate at 08:45 on Tuesday. The confidential worker forum begins at 09:00, and the site shuttle leaves for the canal at 11:15. The purpose is to test the supplier’s employment and water claims while protecting participants’ identities. Managers will receive themes, not names.

We’d like to invite you to observe the first upstream and downstream samples. We strongly recommend wearing waterproof closed shoes because the canal bank is uneven. As you’re presenting at 14:00, we’ll send you the chain-of-custody record and arrange a laboratory call on Thursday. You’re also welcome to join our 16:30 meeting with the technical-college principal; it is optional and will verify the reported training results.

The return train leaves at 18:12. Could you confirm by noon tomorrow whether you’re joining the sampling visit and college meeting? I’ll issue the final itinerary immediately afterwards.

Regards,

Maya

Accept, decline or delay without ambiguity

accept

make a clear positive commitment

Why not? That sounds useful. Please add me to the afternoon tour.

partly accept

accept one part while setting a limit

I’d be glad to join the briefing, but I’ll need to leave before the site walk.

decline

refuse clearly and politely, normally with a brief genuine reason

Thanks for the invitation, but I’m visiting another supplier that afternoon.

partly decline

reject the proposed option while leaving another option open

The evening reception won’t work for me, although I could join the morning session.

delay the answer

avoid committing until a named uncertainty is resolved

That would be helpful, but can I let you know after I check the train times?

Poznaj ten rozdział

Jak chcesz się uczyć?

Masz już konto?

Darmowe konto otwiera na stałe jeden rozdział.

Co musi jasno wynikać z potwierdzenia wizyty

Wizyta dowodowa ma sprawdzić deklaracje dostawcy, a nie pokazać jego najlepszą linię produkcyjną. Tutaj osoba odpowiedzialna za zakupy opowiada audytorowi o pobieraniu próbek wody z kanału obok fabryki.

Posłuchaj i odpowiedz: co jest opcjonalne, co jest zalecane i jaka jest alternatywa? (Obserwowanie poboru próbek; wodoodporne buty; dokumentacja łańcucha dowodowego próbek i rozmowa w czwartek.)

Owen Good. What are we doing about the canal concern?

Maya We’d like to invite you to observe collection of samples upstream and downstream. We strongly recommend bringing waterproof shoes because the bank is uneven.

Owen I can join the first collection, but I’m presenting to a client at two.

Maya That’s fine. Alternatively, we’d be delighted to send the chain-of-custody record and arrange a call with the laboratory on Thursday.

Formy przyszłe: wybieraj według znaczenia, nie według określenia czasu

Gdy wszystko piszesz z “will”, czytelnik nie odróżni tego, co już zarezerwowane, od zwykłej prognozy. Po polsku mówisz “We wtorek spotykamy się z przedstawicielami” w czasie teraźniejszym; po angielsku ustalone spotkanie wyraża present continuous: “We’re meeting…”, a nie “We meet…”.

“We’re meeting the worker representatives at the east gate at nine on Tuesday.” – Ustalone spotkanie (present continuous)
“The return train leaves at 18:12.” – Rozkład (present simple)
“We’re going to interview agency workers before final approval.” – Decyzja podjęta wcześniej (going to)
“The sampling lab is unavailable? I’ll call the university team now.” – Decyzja w chwili mówienia (will)

Zapraszać, pozwalać, doradzać: pokaż, jak wiążąca jest każda część

Każdy zwrot mówi czytelnikowi, czy coś jest zaplanowane, opcjonalne, czy zalecane. Uważaj na gramatykę: “advise someone to do”, “recommend doing” lub “recommend that someone do”, nigdy “recommend to do”. Polskie “Polecamy zabrać…” kusi, by napisać “recommend to bring”; pomyśl raczej o “Zalecamy zabranie…”, czyli “We recommend bringing…”. “Alternatively” to po polsku “alternatywnie” lub “ewentualnie”, a “eventually” znaczy “ostatecznie”.

Zaproszenie: “We’d like to invite you to join the community sampling team.”
Pozwolenie, opcjonalne: “You’re welcome to request any non-confidential inspection record.”
Rada: “We advise you to wear closed shoes, and we strongly recommend speaking to agency workers.”
Alternatywa: “Alternatively, we’d be delighted to arrange a video call with the night-shift supervisor.”

Odpowiadanie na zaproszenie bez niejasności

Odpowiedź w stylu “Maybe, we’ll see” nie pozwala gospodarzowi niczego zaplanować. Powiedz, na ile się zobowiązujesz, i dodaj powód albo kolejny krok.

“I’d be glad to join the briefing, but I’ll need to leave before the site walk.” – Częściowa zgoda
“That would be helpful, but can I let you know after I check the train times?” – Odłożenie odpowiedzi z podaniem powodu

Słownictwo etyki: deklaracja, dowód czy otwarte ryzyko?

“Comply with regulations” oznacza spełnienie minimum prawnego, a nie dowód, że nie ma szkody. Rzeczownika używaj do nazwania problemu, przymiotnika do oceny postępowania. Polskie “skorumpowany” to po angielsku “corrupt”, a nie “corrupted”.

Do dyskusji: czy przestrzeganie prawa wystarczy, czy firmy powinny też publikować swoje problemy?

credibility, credible: “Independent sampling gave the supplier’s water-quality claim greater credibility.” – wiarygodność, wiarygodny
deception, deceptive: “Calling the entire range recyclable was deceptive because only the packaging could be recycled locally.” – oszustwo, wprowadzający w błąd
bribery, a bribe: “The agent tried to bribe an inspector, who reported the offered bribe as evidence of attempted bribery.” – Próba wręczenia łapówki to nie to samo co dokonana płatność.
generosity, generous: “The donation was generous, but it did not cancel the company’s duty to repair the damage.” – hojność, hojny

Poznaj ten rozdział po swojemu

E-mail z potwierdzeniem w pięciu krokach

Napisz 150–180 słów do jednej konkretnej osoby, zaczynając od ustalonych godzin. Temat: “Supplier evidence visit: Tuesday arrangements”.

Stały plan: “We’re meeting the facilitator at the east gate at 08:45. The worker forum begins at 09:00.”
Cel: “The aim is to test the supplier’s labour and water claims.”
Zaproszenie i rada: “We’d like to invite you to observe the first sample collection, and we recommend waterproof shoes because the canal bank is uneven.”
Alternatywa: “As you’re presenting at 14:00, we’ll send you the chain-of-custody record.”
Prośba z datą: “Could you confirm by noon on Monday whether you’ll join the optional 16:30 meeting?”

Częste błędy

Przez te błędy plan staje się niejasny albo dowody wydają się mocniejsze, niż są:

“We recommend to bring waterproof shoes.” Użyj “recommend bringing”.
“Welcome to request any record.” Dodaj podmiot: “You’re welcome to request…”
“It complies with regulations, so there is no problem.” Zgodność z przepisami to minimum, nie dowód.
“A corrupted inspector.” Przymiotnik to “corrupt”.
Kończenie e-maila zdaniem “Let me know.” Poproś o jedną decyzję z datą: “by noon on Monday”.

10 minut ćwiczeń dziennie

Ćwicz na prawdziwej wizycie, audycie lub obchodzie zakładu ze swojej pracy.

3 minuty: powiedz o niej jedno ustalenie, jeden fakt z rozkładu i jeden plan.
4 minuty: napisz pięć kroków do jednej konkretnej osoby.
3 minuty: powtarzaj rozmowę zdanie po zdaniu, a potem odpowiedz częściową zgodą.

Następny krok

Następnie napisz notatkę decyzyjną, która mówi, kiedy test zostanie oceniony.

Najczęstsze pytania

Jak napisać po angielsku e-mail z potwierdzeniem wizyty?

Zacznij od ustalonego dnia, godziny i miejsca spotkania, potem podaj cel. Części opcjonalne oznacz zwrotem “We’d like to invite you to…” i zakończ jedną prośbą z datą.

“Recommend to do” czy “recommend doing”?

“Recommend doing” lub “recommend that someone do”: “We recommend bringing waterproof shoes.” “Advise” wymaga osoby: “We advise you to wear closed shoes.”

Kiedy używa się present continuous do mówienia o przyszłości?

Do planów już ustalonych, zwykle z godziną lub miejscem: “We’re meeting the principal at 16:30.”