Dwa kroki: zarezerwuj termin, potem go potwierdź
“Pencil in” spotkanie to zapisać je ołówkiem: wciąż można je zmazać. Wstępna rezerwacja chroni termin, dopóki jeden warunek pozostaje otwarty, tutaj lot i pociąg; potwierdzenie go rozstrzyga.
Posłuchaj i odpowiedz: czy na końcu rozmowy spotkanie jest ostateczne? Kto wyśle podsumowanie ryzyk i do kiedy Maya potwierdzi? (Nie, sala jest tylko zarezerwowana; Maya; do trzeciej.)
Maya Hello Owen. I’m calling about a first planning meeting for the Helsinki launch.
Owen Good to hear from you. Would Tuesday afternoon suit you?
Maya Possibly. My flight lands at twelve thirty. Could we pencil in two o’clock provisionally?
Owen Yes. I’ll hold the room until four today. Can you confirm after checking the airport train?
Maya Certainly. I’ll confirm by three and send the risk summary beforehand.
Owen Perfect. I’ll send the visitor details now.
Uprzejme proponowanie i rezerwowanie terminu
“Would … suit you?” zostawia decyzję rozmówcy, dlatego brzmi uprzejmiej niż “Is Tuesday OK?”; odpowiada polskiemu “Czy wtorek Panu odpowiada?”. “Possibly.” zapowiada warunek, a “hold” znaczy zarezerwować na krótko. W pierwszym e-mailu zacznij od celu: “I’m writing to introduce myself and suggest a meeting.”
- “Would Tuesday afternoon suit you?” – Czy wtorkowe popołudnie Panu odpowiada?
- “Could we pencil in 14:00 provisionally?” – Czy możemy wstępnie zarezerwować 14:00?
- “Could we pencil in Thursday morning until Finance confirms?” – Czy wstępnie zapiszemy czwartek rano, dopóki dział finansów nie potwierdzi?
- “Could you send a short agenda beforehand?” – Czy mógłby Pan wcześniej przesłać krótki program spotkania?
Czasy dla planów, rozkładów i warunków
Po wyrażeniach czasowych, takich jak when, as soon as, after i until, angielski używa present simple lub present perfect, a nie “will”, nawet gdy mowa o przyszłości. Polskie “kiedy sprawdzę” brzmi jak czas przyszły, dlatego łatwo powiedzieć “when I will check”. “Potwierdzę, jak tylko sprawdzę” to “I’ll confirm as soon as I’ve checked”. Rozkłady jazdy wyrażamy w present simple, a osobiste ustalenia w present continuous.
- “I’ll confirm as soon as I’ve checked my travel arrangements.” – Wyrażenie czasowe + present perfect
- “I’ll call when I arrive.” – Wyrażenie czasowe + present simple
- “The train leaves at 18:10.” – Rozkład
- “I’m meeting the design lead tomorrow.” – Osobiste ustalenie
- “I’ll send the visitor details now.” – Decyzja podjęta w chwili mówienia
E-mail z potwierdzeniem w pięciu krokach
Wiążące potwierdzenie ma 80–100 słów: jedno zadanie na zdanie i termin dla każdej obietnicy. Temat: “Helsinki launch meeting: Tuesday 14:00”.
“I’m pleased to confirm” brzmi życzliwie i profesjonalnie; “I hereby confirm” brzmi jak umowa. E-mail czy telefon? Dopóki warunek jest otwarty, zadzwoń; gdy wszystko jest ustalone, e-mail zostaje jako zapis.
- Potwierdzenie: “I’m pleased to confirm our first planning meeting for the Helsinki launch at 14:00 on Tuesday in Meeting Room 4.”
- Rozstrzygnięcie warunku: “I have checked the airport train and expect to arrive by 13:30.”
- Przygotowanie z terminem: “I will send the one-page risk summary before 10:00 on Tuesday.”
- Podziękowanie: “Thank you for arranging the visitor details.”
- Plan awaryjny: “If my flight is delayed, please contact me on my direct number below.”
Powtarzanie numerów i danych
Zanim się rozłączysz, powtórz dane kontaktowe w tych samych grupach, w których je usłyszałeś.
- “Could I have Leo’s direct number and the best email for the invitation?” – Czy mogę prosić o bezpośredni numer Lea i najlepszy adres e-mail do zaproszenia?
- “Let me read the number back: zero two zero, seven nine four six, one eight three zero.” – Powtórzę numer.
Częste błędy
Przez te błędy potwierdzenie staje się niejasne lub nieco nieuprzejme:
- “I’ll confirm when I will check the train.” Użyj “when I’ve checked”.
- “Does Tuesday suit to you?” Bez “to”: “Does Tuesday suit you?”
- “Could you send an agenda before?” Zakończ zdanie słowem “beforehand” lub “before the meeting”.
- Pisanie “The meeting is confirmed.” po wstępnej rezerwacji. Dopóki warunek nie jest sprawdzony, mów “provisionally”.
- “I’ll send it soon.” Podaj termin: “before 10:00 on Tuesday”.
10 minut ćwiczeń dziennie
Ćwicz na prawdziwym spotkaniu z tego tygodnia.
- 2 minuty: powiedz zwroty rezerwacji ze swoim dniem i godziną: “Would … suit you?”, “Could we pencil in … provisionally?”, “I’ll confirm as soon as I’ve …”.
- 3 minuty: napisz potwierdzenie na 80–100 słów w pięciu krokach, bez “will” po “when”.
- 2 minuty: powtórz numer telefonu w grupach i nagraj się.
- 3 minuty: powtarzaj rozmowę zdanie po zdaniu, a potem zmień dzień, godzinę i powód.
Następny krok
Następnie napisz aktualizację projektu dla osoby, która nie była na spotkaniu, a potem e-mail wyjaśniający, co zostanie sprawdzone podczas wizyty u dostawcy.