İngilizce E-Posta Nasıl Yazılır? Resmi ve Günlük Kullanım İçin Örnekler
E-posta yazmak günlük iletişimimizin önemli bir parçasıyken, İngilizce yazma konusunda da zorluk yaşatabilir. Bugün amacımız bu zorluğu minimuma indirmek ve açık, anlaşılır ve akıcı e-mail yazma konusunda kendimizi geliştirmek.
Bunun için İngilizce hem resmi hem de gayriresmi e-posta örneklerine ve önerilerine göz atacağız. İyi okumalar!
Maillerde Konu Kısmı İngilizce Nasıl Yazılır?
Yazdığınız mailin belki de en önemli bölümü konu (subject) olabilir. Hatta konu kısmını boş bıraktığınız mailleri göndermeye çalışırken bile ekstra uyarı alıyorsunuz.
Çünkü pek çok kişi konu kısmına bakarak maili açıp açmamaya karar veriyor. Bu yüzden konu kısmını en doğru şekilde doldurmak ve konuyu yeterli şekilde özetlemek herkes için kolaylık sağlayacaktır.
- Öncelikle kendinize amacınızı sorun ve tek cümleyle yanıtlamaya çalışın.
- Talep, istek ve aciliyet durumlarında emir kipinde cümleler kurmaya çalışın (örneğin, fill the form, join the onboarding gibi).
- Prepositions, yani edatlarla konu başlıkları oluşturun (örneğin, about the application process, inquiry about your services, further information request on the project proposal feedback, report on last quarter results, a question on the contract details gibi).
- 50-60 karakteri aşmayan, kısa ve öz konular yazın.
- Amacınızı yansıtan anahtar kelimeleri kullanın (application, meeting, interview, payment, due date gibi).
- All caps dediğimiz, tamamı büyük harflerden oluşan yapıdan kaçının.
İngilizce Mail Açılış Cümleleri Nelerdir?
İngilizce bir mail yazarken kullanacağımız ilk kelimeler, cümleler nelerdir? Bunu yanıtlamadan önce üstünden geçmemiz gereken bir konu var. Bu da maillerin yapısı…
Nasıl bir komposizyon (ya da İngilizce’siyle essay) yazarken bir giriş, gelişme ve sonuç (ya da İngilizce’de introduction, body, conclusion) bölümü olursa bunu mümkün mertebe maillere de uygulamalıyız.
Ama neden? Çünkü bu iletişimin temel bir kuralıdır ve herkesin hayatını daha da kolaylaştırır. Örneğin, mailde konuya hızlı bir şekilde girerseniz karşıdaki kişi kim, neden, nasıl gibi soruları yanıtlamakta zorlanacağı için talebinizi dikkate almayabilir.
Bu yüzden açık, anlaşılır ve akıcı bir iletişim için doğru bir açılış yapmalı ve şu cümleleri kullanmalısınız:
| Aşama | Örnek Cümle | Alternatifler |
| Hitap | Dear Mr. Brown, | Hi Jane, / Dear Team, Greetings |
| İyi Dilek | I hope this message finds you well. | I hope you're doing well. / I trust you are having a productive week. |
| Kendini Tanıtma | I am Ali from the finance department. | My name is Ali, and I’m with the finance team. / I’m Ali, working in the finance department. / I’m contacting you from Finance. |
İngilizce Maillerde Hitap Kalıpları Nelerdir?
Tarafınıza gelen bir maili açtığınızda gördüğünüz ilk şey nedir? Mailin konusu ve hitabet. Bu yüzden maillerde doğru şekilde hitap etmek iyi bir izlenim için olmazsa olmazlardandır.
Şimdi bir önceki bölümde de değindiğimiz hitap konusuna yakından bakıyor, hem iş İngilizcesi’nde hem resmi hem de gayriresmi yazışmalarda kullanabileceğiniz alternatifleri örneklendiriyoruz.
- Dear [Name]: Hem resmi hem de gayriresmi yazışmalarda
- Hello [Name]: Görece samimi yazışmalarda
- Greetings: Resmi, nötr ve genel mesajlarda
- Good morning / Good afternoon [Name]: Kibar, resmiyete uygun ancak görece samimi yazışmalarda
- To Whom It May Concern: Oldukça resmi yazışmalarda
- Dear Sir or Madam: Alıcısını bilmediğiniz maillerde
- Dear All: Resmi ve gayriresmi grup yazışmalarında
- Dear [Departmen or Office Name]: Resmi yazışmalarda
- Hello Team / Hi Team: Görece samimi ekip yazışmalarında
Eğer bu tarz kalıpları hem yazarak hem konuşarak öğrenmek ve ifadeleri kopyala-yapıştır yapmak yerine tüm kurallarıyla kavramak istiyorsan, Flalingo olarak hedef odaklı eğitimi sunmaya hazırız!
İngilizce Mailin Ana Metni Nasıl Yazılır? (Örnekler)
Mail yazma nedeninizi, varsa talep ya da önerinizi ortaya koyduğumuz ana metene geldik. Bu kısımda konuyu yeterli detaylarla anlatmalı ama okuyucu sıkmamalıyız.
Bu aşamada ilk tavsiyemiz ana bölümü birden fazla bölüme ayırmanız yönünde. Böylece okuyucu için göze hitap eden ve takip etmesi daha kolay bir yapı sunabilirsiniz.
Şimdi örneklerle İngilizce e-posta yazarken ideal ana metinlerin yapısı nasıl olur, inceleyelim.
Örnek 1:
…
I’m writing to request the cancellation of my subscription. The recent price increase, along with the departure of my favorite writer, has unfortunately led me to this decision.
At this point, canceling my subscription seems to be the most suitable option for me. I’d appreciate it if you could let me know the necessary steps to proceed with the cancellation.
…
Örnek 2:
...
I am reaching out to request further information regarding the visa application process.
Although I have reviewed the guidelines on the official website of the embassy, I would like to ask if there are any additional documents that could help with my application or improve the likelihood of approval.
...
Örnek 3:
...
I have some wonderful news that I’m excited to share with you — I’m getting married on August 5th!
We would be truly delighted to see you at our wedding ceremony and celebrate this special day together. I hope you’ll be able to join us.
If the date works for you, please save it and kindly reply to this email. I’ll be happy to share the details with you afterwards.
...
Örnek 4:
…
As Mrs. Emily Carter mentioned, I am reaching out to you with a question regarding my job application. She informed me that I should contact you if I have any queries.
I am available next Monday between 13:00 and 14:00 and would like to schedule a meeting during that time if it suits everyone.
Could you please confirm the meeting details, including the office address? Also, kindly let me know which documents I should bring with me to the meeting.
P.S. You can reach me by phone at: +1 (555) 123-4567
…
İngilizce Maillerde Teşekkür Etme Kalıpları Nelerdir?
Her mailin bir girişi ve gelişmesi olduğu gibi kapanışı da vardır. Bu kapanış aşamasının en kritik bölümlerinden biri de teşekkür cümlesidir. Konu veya resmiyet seviyesi ne olursa olsun, uygun bir teşekkür ifadesi kullanmak, e-postanın genel etkisini artırır ve karşınızdaki kişide olumlu bir intiba bırakır.
Şimdi farklı durumlarda ve farklı kişilere karşı ne gibi teşekkür kalıpları kullanabileceğinizi örneklendirelim:
| Durum | Resmi Teşekkür Cümlesi Örnekleri | Gayriresmi Teşekkür Cümlesi Örnekleri |
| Ricada bulunurken | Thank you in advance for your kind assistance. | Thanks a lot for your help! |
| Talepte bulunurken | I would appreciate your support on this matter. | I’d be grateful if you could help me with this. |
| Soru sorarken | Thank you for your time and attention to my question. | Thanks for taking the time to answer my question! |
| Bir soruyu yanıtlarken | Thank you for reaching out with your question. | Thanks for reaching out! |
| Üstünüze karşı | I sincerely appreciate your guidance and support. | Thank you very much for your help and advice. |
| Astınıza karşı | Thank you for your dedication and hard work. | Thanks for your great effort on this. |
| İş arkadaşınıza karşı | Thank you for your collaboration and teamwork. | Thanks for working with me on this! |
| Arkadaşınıza karşı | Thanks so much for your support, I really appreciate it! | Thanks a ton, I couldn’t have done it without you! |
İngilizce E-Posta Kapanış İfadeleri (Örnekler)
İngilizce mailinizi sonlandırma aşamasına geldik bile!
Bu aşamada önemli olan karşıdaki kişinin istek ve ihtiyaçlarına yanıt vermenin bizim için de önemli olduğunu göstermektir. Bu nedenle, daha fazla sorusu veya ihtiyacı olması durumunda bizimle tekrar iletişime geçebileceğini belirtebiliriz.
Eğer bir yanıt bekliyorsak bunu kibar bir şekilde ifade etmeli; en sonunda ise samimi bir kapanış ve iyi dileklerle yazımızı bitirip ad-soyad bilgimizi eklemeliyiz. Örnekler açıklayıcı olacaktır.
Örnek 1:
…
Looking forward to hearing from you.
Best regards, Ali Polat
Örnek 2:
…
Please let me know if you have any questions.
Yours sincerely,
Ali Polat
Örnek 3:
…
Let’s stay in touch.
Warm regards,
Ali Polat
Örnek 4:
…
I hope this answers your question.
Best,
Ali Polat
Özetle İngilizce Mail Yazımı ve Örnek Kalıpları
Mil yazımı günlük iletişimin kritik bir parçası olsa da biz hala okullarda dilekçe yazıyor ve bu konuyu ihmal ediyoruz. Ancak bugünkü içeriğimizle İngilizce mail yazarken dikkat etmemiz gereken kurallara göz attık ve örnekler inceledik.
Nihayetinde açık ve anlaşır bir konu başlığı, doğru hitapla kibar bir giriş, detaylı ve açık bir ana metin, uygun teşekkür kalıpları ve sonlandırma cümleleri sizi en iyi şekilde temsil edecektir.
Elbette İngilizce’yi en iyi şekilde kullanmak için dikkat etmemiz gereken çok daha fazla konu ve kural var. Eğer sen de bunları en iyi şekilde öğrenmek istiyorsan, Flalingo’nun tekliflerini hemen öğrenebilirsin!
Sıkça Sorulan Sorular
İngilizce Mail Yazarken Nasıl Başlanır?
İngilizce e-posta yazımının ilk aşaması, maili göndereceğiniz kişiye doğru hitap ederek başlar. Dear Name kalıbı en sık kullanılan hitap örneğidir. Bunun yanı sıra eğer alıcının ismi, soyismi ya da pozisyonundan emin değilseniz “to whom it may concern” kalıbını da kullanabilirsiniz.
E-mail Adresi Nasıl Yazılır Örnek?
Profesyonel bir e-posta adresi genellikle isim.soyisim@alanadi.com formatındadır. Arada boşluk bırakılmaz ve Türkçe karakter (ç, ş, ğ, ı, ö, ü) kullanılmaz. Örneğin: ali.polat@ornek.com.
E-mail İngilizede Nasıl Yazılır?
İngilizce e-mail’lerde oldukça açık ve anlaşılır olmak için giriş, ana bölüm, teşekkür ve iyi dilek aşamalarını sırayla yazmalısınız. Ayrıca resmiyet gerekiren maillerde doğru ifadeleri kullanmalısınız. Kısa ve bilgilendirici subject, yani konu başlığı ile mailiniz gönderilmeye hazır olacaktır.
İlgini çekebilecek diğer içeriklerimiz
